Kataloglama, Sınıflama İşlemleri
1. AMAÇ: Kaynakların tanımlanması, konu analizlerinin yapılması, konu başlıkları ve sınıflandırma numaralarının verilmesi işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: Kaynakların tanımlanması, konu analizlerinin yapılması, konu başlıkları ve sınıflandırma numaralarının verilmesi işlem süreçlerini kapsar.
3. SORUMLULAR: KSB sorumlusu ve personeli
4. TALİMAT AKIŞI
4.1. Kataloglama ve Sınıflama İşlemleri:
Kaynaklar, MARC formatına uyumlu Symphony Otomasyon sisteminde kataloglanır ve web üzerinden kullanıcıların hizmetine sunulur.
Kaynağın dili ne olursa olsun 300 (fiziksel niteleme) alanından itibaren Türkçe kullanılır. Konu başlıkları hem İngilizce hem de Türkçe olarak verilir.
Anglo Amerikan Kataloglama Kuralları-2 (AACR2-Anglo American Cataloging Rules-2) kullanılarak uluslararası kurallar ve standartlara uygun biçimde kataloglama yapılır.
Beytepe ve Konservatuvar Kütüphanesi için LC Sınıflama Sistemi, Sağlık Bilimleri Kütüphanesi için ise NLM Sınıflama Sistemi kullanılarak kaynaklar düzenlenir.
Beytepe ve Konservatuvar Kütüphanesi için LCSH (Library of Congress Subject Headings) ve Sağlık Bilimleri Kütüphanesi için NLM-MeSH (National Library of Medicine Medical Subject Headings) konu başlıkları listelerinden konu başlıkları verilir.
4.1.1. Basılı Kaynakların Kataloglanması
4.1.1.1. KOS açılır ve "Cataloging" alanı seçilir.
4.1.1.2. Kaynaklar kataloglamaya başlanırken ilk önce KOS'da"Common Task" alanında "Item Search Display" kısmında tüm kütüphanelerde taranır.
4.1.1.3. Kaynağın birebir aynısı kayıt yapacağımız kütüphanemizde varsa"Common Task" alanında"Call Number Item Maintanence" kısmından "Add Item" yapılarak kopya eklenir.
4.1.1.4. Kaynak kayıt yapacağımız kütüphanede değil de diğer birim kütüphanelerimizde varsa"Common Task" alanında"Call Number Item Maintanence" kısmından "Add Call Number" seçeneği ile kayıt yapacağımız kütüphane seçilir ve "Item" eklenir.
4.1.1.5. Elimizdeki kaynağın eski baskısı kayıt yapacağımız kütüphanede varsa hiçbir değişiklik olmasa dahi yıl farkı nedeniyle yeni bir bibliyografik kayıt açılır. "Titles " alanında "Duplicate Title" kısmından var olan kayıt çoğaltılarak gerekli değişiklikler (tarihler, değişmişse sayfa sayısı ve ISBN, basım bilgisi) yapılarak kaydedilir.
4.1.1.6. Kaynak hiçbir şekilde kütüphanelerimizde bulunamamışsa kopya veya özgün kataloglama yapılır.
4.1.1.7. Kopya kataloglama yapılırken; "Common Task" alanında "SmartPort" kısmından kütüphaneler seçilerek başka kütüphanelerde kaynak taranır. Bulunan kayıtlar "Capture" butonuna basılarak sisteme indirilir ve gerekli değişiklikler (kataloglama tarihi, basım tarihi, ISBN"040" alanına "HKÜT" ekleme ve konu başlıklarının Türkçeleştirilmesi) kaydedilir.
4.1.1.8. "SmartPort"'tan indirilip düzenlenen kayda "Common Task" alanında "Call Number Item
Maintanence" sekmesinde item (ItemID/Demirbaş no ve kaynağın lokasyonu) bilgileri girilerek
kayıt tamamlanır.
4.1.1.9. "Smartportta" kayıt bulunamamışsa; Toplu Katalog'dan (TO-KAT) ya da başka bir kaynaktan
bulunan marc kaydı bilgisayara kaydedilerek sisteme yüklenebilir. Sisteme yükleme aşamaları;
4.1.1.10. "Smartport" açılır. Sol üst köşede "Savedfile" tıklanır. Açılan pencerede "Import" butonuna
tıklanır. Sisteme yüklenilecek dosya seçilir. OK tuşuna basılır. Açılan pencerede " Record
Character Set" UNICODE seçilir. Format, Z39.50 UNIMARC authority seçilir. OK tuşuna basılır.
Gelen ekranda dosya seçilir ve "View" denilerek kayıt görülür. "Capture" butonuna basılarak
kayıt sisteme indirilir. Gerekli değişiklikler (kataloglama tarihi, basım tarihi, ISBN"040" alanına
"HKÜT" ekleme ve konu başlıklarının Türkçeleştirilmesi) yapıldıktan sonra kaydedilir. "Call
Number Item Maintanenc e" kısmından item (ItemID/Demirbaş no ve kaynağın lokasyonu)
bilgileri girilir. 1.1.1.1. Kataloglama işlemi sırasında yer numarası kontrolü diğer kaynaklarla çakışma yaşanmaması açısından önemlidir. Birbirinden farklı iki kitabın yer numaraları aynı ise kataloglanan kitabın cutter numarası bir sayı arttırılır.
1.1.1.2. Yer numarası "N" olan kitapların location bilgileri sanat koleksiyonu; Ansiklopedi, atlas ve
sözlüklerin "Home Location" bilgileri danışma koleksiyonu, "Current Location" ödünç verilmez
olarak seçilir.
1.1.1.3. Kataloglanan kaynak bağış ise ; item bilgileri "Shadow Item" işaretlenerek kayıt gizlenir ve "İtem Cat2" alanında "Taşınır Listesi" olarak seçilir ve fiyat girilir.
1.1.1.4. Kataloglama işlemleri tamamlanan bağış kitaplar BKGB'ye gönderilir.
1.1.1.5. Demirbaş numaraları yazılan kitaplar tekrar BKGB'den alınır ve kitapların ItemID numaraları otomasyon sistemine girilir. Aynı zamanda "Shadow" ve "Taşınır Listesi" seçenekleri kaldırılır.
1.1.1.6. Eşleme işlemleri yapılır. Kaynaklar yerleştirilmek üzere RHB'ye gönderilir.
1.1.1.7. Özgün kataloglama yapılırken; "Titles" alanında "Add Title" sekmesi kullanılır ve gerekli alanlar doldurularak "Save" butonuna basılarak katalog tamamlanır.
1.1.1.8. Kataloğu tamamlanan kaynak için belirlenen yer numarası, kaynağın iç kapak arkasına yazılır.
1.1.1.9. Sırt etiketi yapıştırılan kitapların RFID eşleme işlemi yapılır.
1.1.2. e-Kitapların Kataloglaması:
1.1.2.1. Elektronik kitapların kayıt işlemleri toplu olarak yapılır.
1.1.2.2. EKGB'den satın alınan e-kitaplara ait Marc kayıtlarının olduğu dosya "MarcEdit" programında düzenlenmek üzere açılır.
1.1.2.3. "MarcEdit" te "Tools" sekmesinden " Add/Delete Field" seçeneği tıklanır.
1.1.2.4. Silmek istediğimiz alanlar "Field" kısmına yazılarak sırayla silinir. (003, 005, 043, 040, 049, 029, 084, 035, 072, 082, 019, 010, 500 alanları, 650 24, 650 14, 650\7, 655, 650\6, 773, 776,900 alanları)
1.1.2.5. "Tools" kısmından "Add/Delete Field" seçeneği tıklanır. 050 alanı silinir. Yine aynı alanda;"Field" kısmına050 , "Field Data" kısmına \\$aOnline şeklinde yazılır ve "Add" tıklanır.
1.1.2.6. "Edit" sekmesinde "Compile File into Marc" seçilir ve kayıtlar bilgisayara kaydedilir.
1.1.2.7. KOS'a kullanıcı adı "Kayıt" olarak girilir (Şifre birim sorumlusundadır).
1.1.2.8. "Utility" sekmesi seçilir.
1.1.2.9. "Marc Import" alanına tıklanır ve gelen sayfada "OK" tıklanır.
1.1.2.10. Gelen sayfada "Source" alanı tıklanır ve bilgisayara kaydettiğimiz dosya seçilir.
1.1.2.11. "Destination" kısmına herhangi bir harf/isim verilir ve "Import" butonu tıklanır. Gelen ekrandaki
"No" seçeneği tıklanır.
1.1.2.12. "Reports" sekmesine tıklanır.
1.1.2.13. "Schedule New Reports" kısmı seçilir. Gelen sayfadaki "OK" butonuna tıklanır.
1.1.2.14. "Load Bibliographic Record" seçeneği seçilir. "Load" alanına tıklanır.
1.1.2.15. "File to Load" kısmına 4.1.2.11. maddedeki verilen harf/isim seçilir.
1.1.2.16. "Title control number matching rule" alanında "Rule 1" seçilir ve "OK" butonuna tıklanır.
1.1.2.17. "Title control number matching rule" alanında ki alt kısmındaki "Match on the Title Control
Numberand Indexed Marc Tag" seçeneği tıklanır.
1.1.2.18. "Title control number source for incoming items" alanına tıklanır. (ISBN 020) ve (LCCN 001)
seçilir ve ok butonuna tıklanır. İlgili alanda "in" yazıp yazmadığı kontrol edilir.
1.1.2.19. "Indexed Marc Tag Numaber" kısmına tıklanır ve ISBN (020) seçilerek "OK" butonuna tıklanır.
İlgili alanda "i" yazıp yazmadığı kontrol edilir.
1.1.2.20. Bir alttaki "Loaded" seçeneği işaratlenir.
1.1.2.21. "Uptade date Cataloged" kısmına tıklanır ve gelen ekrandaki"Today" kısmı işaretlenir. "OK"
tıklanır.
1.1.2.22. Bir altındaki alana tıklanır ve "Marc Monograph" seçeneği seçilir.
1.1.2.23. "Call Number and Copy Processing" alanındaki "DEFAULT" olarak gelen alan, "Elektronik
Kütüphane" olarak değiştirilir ve "Run Now" butonuna tıklanarak rapor çalıştırılır.
1.1.2.24. "Reports" sekmesinde "Finished Reports" kısmından çalıştırdığımız rapor seçilir ve "View"
butonuna tıklanır.
1.1.2.25. Rapor incelenerek sisteme yüklenen ve yüklenemeyen kayıtlar hakkında EKGB'ye bilgi verilir.
(Bkz. EKKGB/4.4 Satın Alınan Elektronik Kitapların İşlemleri Talimatı)
