Açık İhale Usulu Alım Talimatı
1. AMAÇ: KDDB için yapılacak olan satın alma işlemlerinin, 4734 ve 4735 sayılı Kanun ve ilgili yönetmeliklere uygun olarak hazırlanması işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: 4734 ve 4735 sayılı Kanun kapsamında yapılan tüm satın alma, harcama ve ödenek takibi işlemlerini kapsar.
3. SORUMLULAR: SAT Birim Sorumlusu
4. TALİMAT AKIŞI:
4.1. Açık İhale Usulü Alım İşlemleri: 4734 sayılı Kanun 19. maddesi gereğince bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Bu usule göre, başkanlığın ihtiyaçları doğrultusunda alınacak basılı yayın, görsel işitsel kaynaklar, hizmet alımları ve diğer demirbaş malzemeler belirlenir.
4.1.1. Basılı yayın, görsel işitsel kaynakların ihtiyaçları BKGB tarafından; hizmet alımları ve diğer demirbaş
malzeme ihtiyaçları Başkanlık tarafından belirlenir.
4.1.2. Harcama yetkilisi tarafından yaklaşık maliyet tespit komisyonu oluşturulur.
4.1.3. Yaklaşık maliyetlerin belirlenmesi için listeler Satın Alma Birimi tarafından firmalara resmi yazı ile
iletilir.
4.1.4. Firmalar tarafından yaklaşık maliyet çizelgeleri ilgili birime iletilir.
4.1.5. Gelen yaklaşık maliyet çizelgeleri doğrultusunda BKGB ve Yaklaşık Maliyet Tespit Komisyonu ile
birlikte fiyatların ortalaması alınarak yaklaşık maliyet oluşturularak satın alma birimine iletilir (Bkz.:
BKGB 4.2 Kaynak Sağlama Talimatı Mad. 4.9)
4.1.6. Belirlenen yaklaşık maliyet 4734 sayılı kanunda belirtilen eşik değere eşit ya da altında olan listelerde
Açık İhale Usulü yöntemi uygulanır.
4.1.7. 4734 Sayılı Kanunda belirlenen ilan sürelerine uyularak ihale ilana çıkılır.
4.1.8. İhale süreciyle ilgili harcama yetkilisi tarafından Satın Alma Komisyonu düzenlenerek EKAP
sistemine komisyondaki kişiler eklenir.
4.1.9. 4734 sayılı Kanun ilgili yönetmeliklerinde belirtilen süreçlere göre ihale tamamlanır.
4.1.10. İhale sonrasında EKAP üzerinden firmaların yasaklılık teyitleri alınır.
4.1.11. Yasaklı firmaların olması durumunda, 4734 sayılı Kanun kapsamında işlem gerçekleştirilir.
4.1.12. Kesinleşen ihale kararı yazılır, ihale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce, ihale üzerinde
bırakılan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere
katılmaktan yasaklı olup olmadığı EKAP üzerinden alınarak, kesinleşen ihale kararı ilgili firmalara
bildirilir.
4.1.13. Ön mali kontrol için, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilen ihale dosyası onaylanıp
Kütüphaneye döndükten sonra 4734 sayılı kanunda belirtilen süreler ve 4735 sayılı kanun dâhilinde
EKAP üzerinden sözleşmeye davet yapılır.
4.1.14. Sözleşmelerin imzalanma aşamasında, isteklilerin EKAP'tan son kez yasaklılık teyitleri yapıldıktan
sonra verilen teslim süresi içerisinde basılı yayın, görsel işitsel kaynaklar, hizmet alımları ve diğer
demirbaş malzemelerin teslimatı beklenir.
4.1.15. Basılı yayın, görsel işitsel kaynaklar, hizmet alımları ve diğer demirbaş malzemelerin verilen süre
içerisinde teslimi sağlanır.
4.1.16. Teslim edilen basılı yayın, görsel işitsel kaynaklar, hizmet alımları ve diğer demirbaş malzemelerin
fatura örneklerinin Taşınır Birimine iletilmesi sağlanır.
4.1.17. TM Birimine gönderilen fatura muhteviyatı malzemeler için, ilgili birim tarafından muayene ve kabul
raporları oluşturulur.
4.1.18. TM Birimi tarafından, fatura, TİF ve teslim olan malzemeler için oluşturulan muayene ve kabul
raporları SAT birimine ulaştırılır.
4.1.19. Teslim olan malzemeler için oluşturulan muayene ve kabul raporları, Fatura, TİF ve ödeme
işlemleri için gerekli olan diğer evraklar (Taahhüt dosyası; onay, ihale kararı veya piyasa fiyat
araştırması tutanağı, sözleşme yapılmışsa sözleşme, gerekli görülen diğer satın alma evrakları)
TAH Birimine iletilir.
