İlişik Kesme İşlemleri

 

• AMAÇ: HÜ mezun olacak öğrenciler ve emekli/nakil olacak personellerin kütüphane üyeliklerini sonlandırma

  işlemlerinin tanımlanmasıdır.

• KAPSAM: Kullanıcıların kütüphane üyeliklerini sonlandırma işlem süreçlerini kapsar.
• SORUMLULAR: ÖVB sorumlusu ve personeli.

 

• TALİMAT AKIŞI
  • Tüm HÜ mensupları üniversiteden ayrılmaları durumda kütüphaneden ilişik kesme işlemi yapmak zorundadır. İlişik kesme işlemleri, öğrenciler kütüphaneye bizzat başvurarak; akademik ve idari personel ise görev yaptığı birim tarafından ilişik kesme formu EBYS üzerinden ilgili kütüphaneye gönderilerek elektronik ortamda yapılmaktadır.
• Öğrenci ise:
  • İlgili birimlerden almış oldukları “İlişik Kesme Belgesi” ile kütüphane ödünç verme bankosuna başvurur.
  • ÖVB personeli tarafından kullanıcıdan kurum kimlik kartı istenir.
  • Kart okuyucudan kimlik kartı okutulur.
  • Üye değilse; ÖVB personeli belgeyi imzalayarak kaşeler.
  • Üye ise;
    • “Display User” (Kullancı Göster) alanı seçilir.
    • .Bu alanda “Bills ”(Faturalar) ve “Checkouts”(Ödünç Alınanlar) alanından kontroller yapılır.
      • Sorun yok ise;
        • “Modify User” alanına tıklanır.
        • “Privilege” (Ayrıcalık) kısmına tıklanarak “Privilege Expires” (Ayrıcalığı Sona Eriyor)

       alanından ilişik kesilen tarih işaretlenir.

• “Status” (Durum) alanından kullanıcı “Barred” (Pasif) duruma getirilir.
• “Override” (Geçersi Kil) alanına şifre olarak belirlenen kelime yazılır.
• “Extended Info” (Not) alanına ilişik kesilen tarih yazılarak kaydedilir.
• Belge onaylanarak kullanıcıya verilir.

• Sorun var ise;
  • Kullanıcının borcu varsa (Bkz. Gecikme ve Kayıp Talimatı); ödemesi alınarak 6.2.1.1

       maddesinden sonraki adımlar uygulanır.

• Kullanıcının üzerinde kaynak varsa ( Bkz. Kaynak İade Talimatı); kaynakların iadesi alınarak

       4.6.2.1.1. maddesinden sonraki adımlar uygulanır.

• Kullanıcı, üzerindeki kaynağı kaybettiyse; BKGB’ne yönlendirilir, sonrasında 6.2.1.1.

       maddesinden sonraki adımlar uygulanır.

• İdari veya Akademik Personel ise;

4.7. Personelin görev yaptığı birim tarafından muhtemel ayrılış tarihinden en az beş (5) iş günü öncesinde ilgili kütüphaneye ayrılış işlemi konusunda bilgi verilerek ilişiğin kesilmesine engel olabilecek bir durumun (gecikme borcu / üzerinde kaynak bulunması) bulunup bulunmadığı EBYS ile sorulur.

4.8. İki (2) iş günü içerisinde ilgili kütüphaneden yukarıdaki talimatlardan “4.2 -  4.6.2.1.5” ve “4.6.2.2 -4.6.2.2.3” maddeleri uygulanarak personelin durumu kontrol edilir.

4.8.1. Akademik personel ise; “Extendent Info”(“Notlar”) alanında üzerinde protokol olup olmadığına bakılır.

4.8.2. Protokol var ise; protokol verilen ilgili kütüphanenin ÖVB aranarak teyit edilir.

4.8.3. Akademik çıkışlarda; BSB’ye ILL kapsamında kaynak alıp almadığı bilgisi teyit edilir.

 4.9. Kütüphane sekreterliğine yazı yazılması için bilgi verilir.