Envanter
1. AMAÇ: HÜK koleksiyonun sayımın yapılarak düzenin sağlanması işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: HÜK koleksiyonun düzenin sağlanması işlemlerini kapsar.
3. SORUMLULAR: RHB sorumlusu ve personeli
4. TALİMAT AKIŞI
4.1. Her yıl Eylül ayında envanter çalışması yapılır.
4.2. Envanter öncesi kütüphane koleksiyonu (kitap, tez, rezerv kitap, danışma kaynakları, gör-işit ve süreli yayın) yer numarasına göre ayrıntılı olarak okunur.
4.3. Firma tarafından Libref Raporlama modülü, envanter işlemi yapılacak bilgisayarlara kurulur.
4.3.1. Libref Raporlama sistemi açılır.
4.3.2. "Sayım" seçeneğinden "yeni" tıklanarak o yıla ait aktif sayım listeleri oluşturulur.
4.4. Otomasyon sistemine kayıtlı olan tüm koleksiyon el terminali cihazından uzak veri yapılarak senkronize edilir.
4.5. Uzak veri işlemi için;
4.5.1. El terminalini açılır.
4.5.2. Libref kısa yoluna çift tıklanır.
4.5.3. Açılan sayfada HÜ seçilir.
4.5.4. Çıkan seçenekler içerisinden "Uzak Veri" tıklanır (Uzak veri yapabilmemiz için cihazın internete bağlı
olması gerekmektedir).
4.6. Sayım aşamasında;
4.6.1. El terminali açılır.
4.6.2. Libref kısayoluna çift tıklanır.
4.6.3. Açılan sayfada Hacettepe Üniversitesi seçilir.
4.6.4. Ekrana gelen seçenekler içerisinden "Sayım" alanı seçilir.
4.6.5. Libref raporlama üzerinde oluşturduğumuz kayıtlar karşımıza gelir.
4.6.6. Envanteri yapılacak ilgili koleksiyon seçimi yapılır.
4.6.7. El terminali üzerinde bulunan tetiğe basılarak raflarda okuma işlemi başlatılır.
4.6.8. Okuma işlemi bittikten sonra tetiğe basarak sayımı durdurulur.
4.6.9. Her okuma işlemi bittikten sonra uzak veri yapılır (Kütüphane otomasyon sistemindeki ve sayımdaki
son değişikliklerin Libref Raporlama sisteminde görünmesi adına bu önemlidir).
4.6.10. Sayıma devam edilmek isteniyorsa tekrar aynı koleksiyon açılarak sayıma devam edilir.
4.6.11. Tüm sayımlar bittikten sonra, libref raporlama sistemine giriş yapılır.
4.6.12. Tüm sayım listeleri aşağıdaki şekilde kontrol edilir.
4.6.12.1. Sayımı yapılan ilgili koleksiyonların listelerini kontrol etmek için "materyalleri göster" alanı tıklanır.
4.6.12.2. Kaynaklar, "bulunan", "bulunamayan" ve "ödünç" şeklinde kategorize olur.
4.6.12.3. Libref raporlama modülü üzerinden "Bulunamayanlar" listelenerek excell dökümü alınır.
4.6.12.4. Raflardan ilgili kaynakların belirli aralıklarda kontrolü sağlanır.
4.6.12.5. Bulunan kaynaklar sorunu çözüldükten sonra uzak veri yapılarak "bulunanlar listesine" eklenir.
4.6.12.6. Envanter sonucu "Bulunamayanlar" listesi KSB'ye gönderilir (Bkz. KSBP/4.5. Diğer İşlemler
Talimatı Mad. 4.1.3).
4.6.12.7. KSB'den gelen kontrolü yapılmış listeler (daha önceki envanter durumuna bakılarak)yeniden
oluşturulup düşümü yapılmak üzere TKY'ye gönderilir.
4.6.13. "Bulunanlar listesi" TMO'daki kayıtlar ile aynı formatta birleştirilerek çakışma işlemi gerçekleştirilir.
4.6.14. Çakışmayan kaynakların durumu araştırılır.
4.6.15. Sorunlu kaynakların durumu ilgili birimlere iletilir.
4.6.16. Envanter sonucu bulunan kaynakların KOS'a aktarımı yapılır.
4.6.17. KOS'a aktarım aşamaları:
· Excel dosyasının ilk sütünuna SCANNER, ikinci sütuna tarih bilgisi (örn.201702201000) verilerini kopyala yazılır.
· Envanter tarihi düzenle,
o ÖRN;
§ 2017 Yıl bilgisi
§ 02 ay bilgisi
§ 20 gün bilgisi
§ 1000 saat bilgisi
· Bulunan kaynakların ıtem ıd'leri excel dosyasının 3. sütununa kopyalanır.
· SCANNER 201712311000 bilgilerini aşağı doğru kopyalanır.
· D1 sütünuna gelinir.
· D1 sütununda =BİRLEŞTİR(A1;"|";B1;"|";C1) formülü uygulanır.
· Sekmeler arası | işareti kullanılır ( Alt Gr + Shift tuşu yanındaki tuş ).
· D1 hücresindeki ilk satıra gelen bilgiler sürüklenerek alt satırlara uygulanır.
· Tüm hücrelerdeki veriler seçilerek kopyalanır.
· Yeni bir text dosyası açılır.
· Kopyalanan veriler yapıştırılır.
· Text dosyasındaki boşluklar kontrol edilir ve silinir.
· Text dosyasını kaydedilir.
· Kütüphane otomasyon sistemi açılır;
o Utility sekmesine gelinir.
o Scanner, Retrieve seçilir.
o Exit seçilir.
o Kütüphane seçiyoruz (örn; Sağlık Bilimleri Kütüphanesi)
o Directory and file name kısmında oluşturduğumuz text dosyası seçilir.
o Upload u tıklanır.
o Reports sekmesine geçilir.
o Schedule new reports u tıklanır.
o Wiew reports / print reports seçeneklerini belirtilir.
o All inventory seçeneğini seçilir.
o Load Scanned Barcodes seçilir.
o Item Selection sekmesindeki Library alanına kütüphane türü seçilir.
o Run Now butonuna tıklanır.
o Display Finished Reports a tıklanır.
o Sol üst köşedeki şapka işaretine tıklanır.
o Bitince sonuç ekrana gelir.
o Raporu alınır.
4.6.18. Envanter sonucuna göre rapor oluşturularak yönetime sunulur.
İLGİLİ DOKÜMANLAR
1. LibREF El Terminali Kullanım Kılavuzu
2. Libref Kullanım Kılavuzu: Libref Raporlama Uygulaması
