Doğrudan Alım Talimatı

1. AMAÇ: KDDB için yapılacak olan satın alma işlemlerinin, 4734 ve 4735 sayılı kanun ve ilgili yönetmeliklere

uygun olarak hazırlanması işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: 4734 ve 4735 sayılı kanun kapsamında yapılan tüm satın alma, harcama ve ödenek takibi

işlemlerini kapsar.

3. SORUMLULAR: SAT Birim Sorumlusu

4. TALİMAT AKIŞI: Satın alma işlemleri yürürlükteki kanun ve yönetmelikler kapsamında yürütülür.

4.1. Doğrudan Temin Usulü Alım İşlemleri: 4734 sayılı kanun kapsamındaki alımların işlemleridir.

4.1.1. 22/a Doğrudan Temin Usulü Alım İşlemleri: Elektronik yayın alımında kullanılan satın alma usulüdür.

4734 sayılı kanun kapsamındaki alımlarda parasal limitlere bağlı kalmadan ihtiyaçların tek kaynaktan

karşılandığı işlemelere göre gerçekleştirilen satın alma süreçleridir.

4.1.1.1. e-Kaynak Koleksiyon Geliştirme Birimi tarafından hazırlanan listeler (Bkz.:EKKGBP/4.5 Elektronik

Kaynak Ödeme Planı Talimatı 4.1.2.) Satın Alma Birimi'ne iletilir.

4.1.1.2. EKKGB'den gelen liste, harcama yetkilisi tarafından imzalanarak Rektörlük makamına bilgi amaçlı

gönderilir.

4.1.1.3. Elektronik yayın sorumlusu tarafından daha önce hazırlanmış olan listelere ait "Proforma Fatura"

ve "Tek Yetki Belgesi" satın alma birimine iletilir.

4.1.1.4. Alımı yapılacak olan e-kaynaklar için onay belgesi düzenlenerek, harcama yetkilisi ve

gerçekleştirme görevlisinin onayına sunulur. Onaylar ve "22. Maddenin (A) / (B) / (C) Bentleri

Kapsamında Tek Kaynaktan Temin Edilen Mallara İlişkin Form" imzalandıktan sonra e-Kaynak

birimi bilgilendirilerek orijinal fatura ve Türkçe faturanın, firmadan talep edilmesi sağlanır (Bkz.:

EKKGBP/4.5 Elektronik Kaynak Ödeme Planı 4.1.3. )

4.1.1.5. Satın alma sorumlusu tarafından https://ekap.kik.gov.tr adresinden EKAP sistemine kullanıcı adı ve

şifre ile giriş yapılır. Sistemde gerekli bilgiler doldurularak "Doğrudan Temin Numarası" alınır.

4.1.1.6. Gelen proforma faturası üzerinden piyasa fiyat araştırması düzenlenerek satın alma onayında

belirtilen piyasa fiyat araştırma görevlilerine imzalatılır.

4.1.1.7. Orijinal fatura geldiğinde, e-kaynak teslim tutanakları kabul komisyonu tarafından kullanıma açılıp

açılmadığı kontrol edilerek imzalanır.

4.1.1.8. Fatura üzerinde belirtilen döviz cinsine göre kur hesaplamaları yapılır (Fatura tarihindeki TC

Merkez Bankası Döviz alış kuru üzerinden hesaplanır).

4.1.1.9. EKAP sayfası üzerinden firmaya ait yasaklılık sorgulaması yapılır.

4.1.1.10. Teslim raporu (Bkz: EKKGB/4.3 Aboneliği Yapılan e-Kaynakların İşlemleri 4.1.2.1. ) ve

imzalanan tüm belgeler ödeme birimine (tahakkuk) iletilerek muhasebeleştirilmesi sağlanır.

4.1.2. 22/d Doğrudan Temin Usulü Alım İşlemleri: 4734 sayılı kanun kapsamında belirtilen parasal

limitleri aşmayan işlemelere göre gerçekleştirilen satın alma süreçleridir.

4.1.2.1. Basılı kaynaklar BKGB tarafından, diğer ihtiyaçlar ise Kütüphane Müdürlüğü tarafından

belirlendikten sonra harcama yetkilisi onayı ile görevlendirilen yaklaşık maliyet tespit komisyonu

oluşturulur.

4.1.2.2. Bu komisyon isteklerin piyasadaki değerini belirler. Tespit edilen bedel doğrudan temin limitinin

altında ise, istekler doğrudan temin usulü ile sağlanmak üzere satın alma süreci başlatılır.

4.1.2.3. Onay ve taşınır istek belgesi düzenlenir. Her ikisi için Harcama Yetkilisinden onay alınır.

4.1.2.4. Tüketime yönelik mal ve malzeme alımlarında ve demirbaş malzeme alımlarında gerekli ise teknik

şartname düzenlenir.

4.1.2.5. Alım türüne göre teknik şartnameyi oluşturacak komisyon Harcama Yetkilisi tarafından

görevlendirilir.

4.1.2.6. Bu süreçte satın alma bilgileri EKAP sayfası üzerinden EKAP sistemine yüklenerek "Doğrudan

Temin Numarası" alınır.

4.1.2.7. Satın alma duyurusu Kütüphane web sayfasından ilan edilir.

4.1.2.8. İlanda belirtilen süre içinde teklifler firmalar tarafından Başkanlığa iletilir.

4.1.2.9. Piyasa fiyat araştırma tutanağı görevliler tarafından incelenerek satın alma birimi tarafından

düzenlenir.

4.1.2.10. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibine sipariş verilir.

4.1.2.11. Bu aşamada firmanın yasaklılık sorgulaması EKAP sayfasından yapılır.

4.1.2.12. İlanda belirtilen teslim süresi içinde teslimin yapılması sağlanır. Gelen fatura örnekleri ile

malzemeler TM Birimine iletilir.

4.1.2.13. TM Birimi tarafından, fatura, TİF ve teslim olan malzemeler için oluşturulan muayene ve kabul

raporları SAT birimine ulaştırılır.

4.1.2.14. Teslim olan malzemeler için oluşturulan muayene ve kabul raporları, Fatura, TİF ve ödeme

işlemleri için gerekli olan diğer evraklar (Taahhüt dosyası; onay, ihale kararı veya piyasa fiyat

araştırması tutanağı, sözleşme yapılmışsa sözleşme, gerekli görülen diğer satın alma evrakları)

TAH Birimine iletilir.

İLGİLİ DOKUMANLAR

1. Onay Belgesi Örneği

2. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Örneği

3. Taşınır İstek Belgesi

4. Tek Kaynaktan Temin Edilen Mallara İlişkin Form