Elektronik Kaynakların Değerlendirilmesi

1. AMAÇ: Gelen isteklerin ve koleksiyona katılması düşünülen e-kaynakların koleksiyona uygunluk ve bütçe kapsamında değerlendirilme işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: Gelen isteklerin ve koleksiyona katılması düşünülen e-kaynak çalışmalarının planlanması, değerlendirilmesi ve değerlendirme sürecinin sonuçlanmasını kapsar.

3. SORUMLULAR: EKKGB sorumlusu

4. TALİMAT AKIŞI:

   1. Elektronik Kaynakların Değerlendirilmesi

      1. Gelen tüm veri tabanı istekleri için H.Ü Öğretim Üyeleri ve Görevlilerinden resmi yazı ile talepte bulunmaları istenir.

      2. Resmi yazı yoluyla kütüphanemize gelen veri tabanı istekleri için istek sahiplerine geri bildirim yapılacağı konusunda bilgi verilir.

      3. e-Kaynaklarla ilgili detaylı bilgi almak için sağlayıcı firmalarla iletişime geçilir ve elektronik kaynaklar aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilir.

         1. e-Kaynağın kapsamı ve içeriğiyle ilgili değerlendirmeler yapılır.

         2. Aynı konuda kütüphanenin sağladığı başka bir veri tabanı içeriğinin bulunup bulunmadığının kontrolü yapılır.

         3. Hangi disipline yönelik olduğu ve disiplinler arası kapsamı araştırılır.

         4. Güncelliği, yayınevinin niteliği, veri tabanı içeriğinin nicel kapasitesi, içeriğin dili incelenir.

         5. Erişim yılları, erişim modeli (Sahiplik, abonelik veya kiralama), İçerik türü (Tam metin, bibliyografik ve diğer) incelenir.

         6. Lisansın dili ve lisans şartları (Kullanım koşulları, ödeme koşulları, kullanıcı sınırı, arşiv hakkı, ILL vs.) incelenir.

      4. e-Kaynağın kullanım detayları ve ara yüz etkinliği; Kaynağın kullanımı için başka programların yüklenmesi gerekiyor mu, kullanımı rahat mı, erişimin sağlandığı platformun hızı ve güvenirliği hakkında bilgi edinilir.

      5. Türkiye’deki diğer referansları incelenir.

      6. Firmalardan tanıtım programları talep edilir.

      7. Abonelik yapılmadan önce e-Kaynak kurumsal olarak veya ANKOS kapsamında deneme erişimine açılır.

      8. Alınan kullanım istatistikleri değerlendirilir.

      9. Maliyetle ilgili değerlendirmeler yapılır.

         1. E-kaynağın fiyatıyla ilgili bilgiler alınır.

         2. Kullanıcı sınırının olup olmadığı öğrenilir.

         3. Fiyatlama modeli değerlendirilir. ( FTE, Kullanım, Kullanım+FTE+Flat Fee)

         4. Satın alınacak e-kitap koleksiyonlarında ise kitabın birim fiyatı hesaplanır.

         5. Sonraki yıllar için alınacak platform ücreti netleştirilir.

      10. Elektronik Kaynak Değerlendirme Komisyonuna, araştırılan tüm veriler sunularak

komisyonun görüşü alınır.

1. Komisyon, aboneliğine uygun gördüğü e-kaynakları KDDB’ye bildirir.

2. KDDB ise koleksiyona uygunluk ve mevcut bütçe kapsamında son değerlendirmeleri yapar ve karar verir.

3. Aboneliğine karar verilen e-kaynaklar için “Elektronik Kaynak

Abonelik Devamı/Alım Onay Belgesi” doldurulur. Doldurulacak kısımlar:

• İlgili e-kaynağın kapsamı, içerik bilgileri,

• Yenileme/Satın alma nedeni,

• Maliyet çalışmasında fiyatın nasıl alındığı ve duyurulduğu,

• Kullanıcılardan gelen istek yazıları,

• Kullanım istatistikleri

  1. Aboneliğine karar verilen e-kaynakların istek sahiplerine geri bildirim yapılır.

  2. Değerlendirme sonucu olumsuz olan veri tabanları için ise istek sahiplerine gerekçeleriyle birlikte geri bildirim yapılır.

  3. E-kaynakla ilgili toplanan tüm bilgiler E-kaynak İstek dosyasındaki Veri Tabanı sekmesine kaydedilir.

4.2. Tek Tek Gelen e-Kitap İsteklerini Değerlendirme

1. H.Ü. Öğretim Üyeleri ve Görevlileri e-kitap talebinde bulunabilir.
2. Gelen e-kitap isteklerinin mevcut koleksiyonda bulunup bulunmadığının kontrolü yapılır.
3. Mevcut koleksiyonda olduğu belirlenen e-kitaplara ilişkin bilgilendirme e-posta ile yapılır.
4. E-posta da kitabın koleksiyonda bulunduğunun ve nasıl erişim sağlanacağının bilgisi verilir.
5. Koleksiyonda bulunmayan e-kitaplar için aracı firmaların temin ettiği yönetici hesaplarına giriş yapılır.
6. GOBI ve EBSCO e-kitap platformlarında istek gelen e-kitabın mevcut olup olmadığının kontrolü yapılır.
7. Direkt yayıncıdan alınan e-kitaplarda sınırsız kullanıcılı fiyatlar, aracı firmalardan temin edilenlerde ise tek kullanıcılı fiyatlar tercih edilmeye çalışılır. (Kitapların derslerde kullanılacağı yönünde kullanıcılardan talep gelirse çok kullanıcı seçenekler değerlendirilir.)
8. Koleksiyonda olmayan kitap istekleri için “Elektronik Kaynak Formu-E-kitap” düzenlenerek onaya sunulur.
9. Sipariş edilen kaynakların değerlendirme sonucu, istek sahiplerine e-posta ve KOS’tan bilgisi verilir.
10. E-kitaplarla ilgili toplanan tüm bilgiler e-kaynak İstek dosyasındaki e-kitap sekmesine kaydedilir.

EKLER:

1. Elektronik Kaynak Abonelik Devamı/Alım Onay Belgesi
2. Elektronik Kaynak Formu- E-kitap
3. E-Kaynak İstek Dosyası