Üyelik işlemleri

1. AMAÇ: Kütüphanelerimizi kullanan farklı profildeki kullanıcıların üyelik işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: Üyelik işlem süreçlerini kapsar.

3. SORUMLULAR: ÖVB sorumlusu ve personelleri.

4. TALİMAT AKIŞI

Üyelik işlemleri kullanıcı veya ÖVB personeli tarafından gerçekleştirilebilir.

4.1. Kullanıcı tarafından çevrim içi üyelik yapılırsa aşağıdaki işlem basamakları takip edilir;

4.1.1. Kullanıcı tarafından kütüphane web sayfası üzerinden çevrim içi kütüphane üyelik formu doldurulur.

4.1.2. Kullanıcıdan kurum kimliği istenir.

4.1.3. Üyelik aktivasyonu için otomasyon sistemi üzerinden “Modify User” (Kullanıcı Düzenle) alanına girilir.

4.1.4. “Privilege" (Ayrıcalık) alanına tıklanır.

4.1.5. “Status” (Durum ) alanı “aktif” hale getirilir.

4.1.6. Sistem şifreyi otomatik olarak belirler. (Kullanıcı, web sayfasındaki "Kütüphane Hesabım" alanından şifresini günceller)

4.2. ÖVB personeli tarafından üyelik yapılırsa aşağıdaki işlem basamakları takip edilir;

4.2.1. Kullanıcıdan kurum kimliği istenir.

4.2.2. Kullanıcıya “Üyelik ve Ödünç Verme Sözleşmesi” doldurtularak imzalatılır.

4.2.3. Doldurulan sözleşme kimlik bilgileri karşılaştırılır, eksikler tamamlanır.

4.2.4. Görevli personel tarafından onaylanan sözleşmeye varsa ikinci bir posta adresi girilir.

4.2.5. Formdaki kayıt bilgileri Kütüphane Otomasyon Sistemine “User Regisration” (Yeni Kullanıcı Kaydı) alanındaki TC nosu ve profil seçimi yapılarak “OK” tuşuna basılır.

4.2.6. Gelen ekranda “Basic Info” ( Temel Bilgi), “ Previlige” (Ayrıcalık), “Demographics” (Demografik Özellikler), “Adresses”(Adresler) kısımları doldurulur.

4.2.7. Üyelik bilgileri sisteme büyük harflerle girilir, e-posta küçük harflerle yazılır.

4.2.8. Üyelik formları kullanıcı türüne göre (akademik, idari, öğrenci) ve soyadına göre alfabetik olarak dosyalanır.

4.3. Engelli Kullanıcıların Üyelik İşlemleri

4.3.1. Kurum içi kullanıcı;

4.3.1.1. Kullanıcı engelli raporu ile ÖVB’ye gider.

4.3.1.2. 4.2. maddesindeki adımlar uygulanır.

4.3.1.3. Kullanıcı profili “ Görme Engelli” olarak seçilir.

4.3.1.4. Üyelik formları ve engelli raporları EHB’de tutulur.

4.3.2. Kurum dışı kullanıcı;

4.3.2.1. Kullanıcı, Engelsiz Kütüphane platformundan yararlanabilmesi için engelli

4.3.2.2. Raporunu ve kimlik bilgilerini e-posta/elden/posta yoluyla EHB’ye iletir.

4.3.2.3. 4.2. maddesindeki adımlar uygulanır.

4.3.2.4. Kullanıcı profili “ Dış Görme Engelli” olarak seçilir.

4.3.2.5. Üyelik formları ve engelli raporları EHB’de tutulur.

4.4. HÜ’de geçici olarak veya görevlendirme sebebiyle bulunan konuk akademik personelin ve belirli bir süre eğitim ve öğretim hizmeti alan kursiyer öğrencilerin kütüphaneye üyelik işlemleri:

4.4.1. Kullanıcıdan, kütüphane web sayfasında bulunan ” Konuk Akademik Kütüphane Kullanım Formu” istenir, bağlı olduğu bölümün onayı kontrol edilir.

4.4.2. 4.2. nolu adımlar takip edilerek üyelik gerçekleştirilir.

4.4.4. Farklı olarak “Privilege” ( Ayrıcalık) alanına girilerek “ Privilege Expires” (Ayrıcalık Sona Eriyor) kısmından tarih kısıtlaması yapılır.

4.5. HÜ mensubu olmayan, kurum dışından gelen kullanıcıların üyelik işlemleri:

4.5.1. Kullanıcıya “Kurum Dışı Özel Üyelik Sözleşmesi “ doldurtulur ve imzalatılır.

4.5.2. Kurumsal kimlik ve nüfus cüzdanı fotokopisi istenir.

4.5.3. Depozito dekontu ve üyelik aidat dekontu alınır (Bkz. HÜ Yönetim Kurulu Kararı)

4.5.4. 4.2. nolu adımlar takip edilerek üyelik gerçekleştirilir.

4.5.5. Farklı olarak “Privilege” ( Ayrıcalık) alanına girilerek “ Privilege Expires” (Ayrıcalık Sona Eriyor) kısmından tarih kısıtlaması yapılır.

4.5.6. Kurum Dışı Özel Üyelik Sözleşmesi görevli personel tarafından onaylanır, kullanıcının soyadına göre dosyalanır.

4.6. HÜK’ün yaptığı protokollerle gelen dış kullanıcıların üyelik işlemleri;

4.6.1. Atılım Üniversitesi, Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi, Çankaya Üniversitesi, Ankara Üniversitesi, Yıldırım Beyazıt Üniversitesi, Ankara Sosyal Bilimler Üniversitesi, ODTÜ, Bilkent Üniversitesi akademisyenleri ile Sayıştay, Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü, T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı personelinin üyelik işlemleri yapılır.

4.6.2. Kullanıcıdan kurum kimliği istenilir.

4.6.3. Kullanıcılara “Üyelik ve Ödünç Verme Sözleşmesi ” doldurtulur ve imzalatılır.

4.6.4. 4.2. nolu adımlar takip edilerek üyelik gerçekleştirilir.

4.6.5. Farklı olarak “Privilege” ( Ayrıcalık) alanına girilerek “ Privilege Expires” (Ayrıcalık Sona Eriyor) kısmından tarih kısıtlaması yapılır.

4.6.6. Üyelik ve Ödünç Verme Sözleşmesi ilgili üniversitenin protokolüyle birlikte dosyalanır.

4.7. ILL Kapsamında üyelik işlemleri: Kütüphaneler arası işbirliği kapsamında diğer üniversite ve kurum kütüphanelerine ödünç verilen kaynaklar için otomasyon sisteminden kurum adına üyelik oluşturul ur.

4.7.1. Otomasyon Sistemine “User Regisration” (Yeni Kullanıcı Kaydı) alanındaki Kurum Adı ve profil seçimi (Kütüphaneler Arası İşbirliği) girilerek “OK” tuşuna basılır.

4.7.2. Sonraki aşamada 4.2.6’daki adımlar izlenir.