"Sekreterlik Birimi Prosedürü" sayfasının sürümleri arasındaki fark

14:44, 9 Ocak 2018 itibarı ile sayfanın şu anki hâli

1. AMAÇ: HÜK'deki iletişimin sağlanması ve resmi yazışmaların etkin bir biçimde yürütülmesine ilişkin işlem

süreçlerinin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: HÜK'teki sekretarya işlemlerine yönelik hizmetleri kapsar.

3. SORUMLULAR: Serpil Varol - Arzu Aydoğdu

4. PROSEDÜR AKIŞI

4.1. Kütüphane içi ve dışı tüm iletişim araçlarının (telefon, faks, mail vb.) usulüne ve protokol kurallarına uygun

olarak kullanılması, başkanlık ve müdüriyet iletişim işlemlerinin yürütülmesidir.

4.2. Birim kütüphaneleri arasındaki iletişim koordine edilir.

4.3. Tüm resmi yazışmalar hazırlandıktan sonra HUYS-BYS'ye aktarılır. Başkanlık onayı alındıktan sonra, imza işlemleri tamamlanarak ilgili birimlere gönderilir.

4.4. Gelen/Giden evraklar evrak defterine tarih ve sayıları yazılarak kayıt altına alınır.

4.5. Gelen/Giden yazışmalar standart dosya planına uygun olarak sayı numaralarına göre tasnif edilerek ilgili

dosyalarına kaldırılır.

4.6. HÜK yönetiminin randevu talepleri alınarak ilgili yöneticiye iletilir.

4.7. Uygun gün ve saat belirlenerek, randevu talep eden kişiye dönüş yapılır. İlgili yöneticiye hatırlatılmak

üzere randevu defterine işlenir.

4.8. Yönetim tarafından talep edilen randevularda ilgili birimle iletişime geçilerek, uygun gün ve saat ilgili

yöneticiye iletilir ve hatırlatmak üzere randevu defterine işlenir.

4.9. Ziyaretçiler protokol kurallarına uygun olarak ilgili yöneticiyle görüştürülür.

4.10. Yönetim tarafından yurtiçi toplantılarına gidecek personelin onay yazısı için Rektörlüğe resmi yazı yazılır.

Gelen onay yazısı ilgili personele duyurulur ve standart dosya planına göre dosyalanır.

4.11. Sekreterlik birimine gelen toplantı bildirileri ilgili birimlere telefon veya yazışma kanalı ile iletilerek

duyurulur.

4.12. Kütüphane birimlerden sekreterliğe iletilen resmi yazı, tutanak veya raporlar çıktıları alınarak ilgili

dosyalarda saklanır.

4.13. Personelle ilgili gelen tüm bilgiler, olurlar, onaylar, görevlendirmeler, izin ve sağlık raporları vb. ilgili

kişilerin dosyalarına yerleştirilerek takipleri yapılır ve gerekli yerlere iletilmeleri sağlanır.

4.14. Kütüphane birimlerinden gelen teknik sorunlar, ilgili birime iletilerek takibi yapılır.

4.15. Gece personelinin, yolcu taşıma giderleri ile ilgili izin ve raporları takip edilir, ilgili çizelge dökümleri

hazırlanır imzaya sunularak ilgili birime iletilir.

4.16. Mutfakla ilgili genel düzenlemeleri ve gerekli durumlarda yönetime ikram servisi yapılır.