İlişik Kesme İşlemleri

1. AMAÇ: HÜ mezun olacak öğrenciler ve emekli/nakil olacak personellerin kütüphane üyeliklerini sonlandırma işlemlerinin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: Kullanıcıların kütüphane üyeliklerini sonlandırma işlem süreçlerini kapsar.
3. SORUMLULAR: ÖVB sorumlusu ve personeli.

4. TALİMAT AKIŞI
4.1. Tüm HÜ mensupları üniversiteden ayrılmaları durumda kütüphaneden ilişik kesme işlemi yapmak zorundadır. İlişik kesme işlemleri, öğrenciler kütüphaneye bizzat başvurarak; akademik ve idari personel ise görev yaptığı birim tarafından ilişik kesme formu EBYS üzerinden ilgili kütüphaneye gönderilerek elektronik ortamda yapılmaktadır.
 Öğrenci ise:
4.2. İlgili birimlerden almış oldukları “İlişik Kesme Belgesi” ile kütüphane ödünç verme bankosuna başvurur.
4.3. ÖVB personeli tarafından kullanıcıdan kurum kimlik kartı istenir.
4.4. Kart okuyucudan kimlik kartı okutulur.
4.5. Üye değilse; ÖVB personeli belgeyi imzalayarak kaşeler.
4.6. Üye ise;
4.6.1. “Display User” (Kullancı Göster) alanı seçilir.
4.6.2. Bu alanda “Bills ”(Faturalar) ve “Checkouts”(Ödünç Alınanlar) alanından kontroller yapılır.
4.6.2.1. Sorun yok ise;
4.6.2.1.1. “Modify User” alanına tıklanır.
4.6.2.1.2. “Privilege” (Ayrıcalık) kısmına tıklanarak “Privilege Expires” (Ayrıcalığı Sona Eriyor) alanından ilişik kesilen tarih işaretlenir.
4.6.2.1.3. “Status” (Durum) alanından kullanıcı “Barred” (Pasif) duruma getirilir.
4.6.2.1.4. “Override” (Geçersi Kil) alanına şifre olarak belirlenen kelime yazılır.
4.6.2.1.5. “Extended Info” (Not) alanına ilişik kesilen tarih yazılarak kaydedilir.
4.6.2.1.6. Belge onaylanarak kullanıcıya verilir.
4.6.2.2. Sorun var ise;
4.6.2.2.1. Kullanıcının borcu varsa (Bkz. Gecikme ve Kayıp Talimatı); ödemesi alınarak 4.6.2.1.1 maddesinden sonraki adımlar uygulanır.
4.6.2.2.2. Kullanıcının üzerinde kaynak varsa ( Bkz. Kaynak İade Talimatı); kaynakların iadesi alınarak 4.6.2.1.1. maddesinden sonraki adımlar uygulanır.
4.6.2.2.3. Kullanıcı, üzerindeki kaynağı kaybettiyse; BKGB’ne yönlendirilir, sonrasında 4.6.2.1.1. maddesinden sonraki adımlar uygulanır.
 İdari veya Akademik Personel ise;
4.7. Personelin görev yaptığı birim tarafından muhtemel ayrılış tarihinden en az beş (5) iş günü öncesinde ilgili kütüphaneye ayrılış işlemi konusunda bilgi verilerek ilişiğin kesilmesine engel olabilecek bir durumun (gecikme borcu / üzerinde kaynak bulunması) bulunup bulunmadığı EBYS ile sorulur.
4.8. İki (2) iş günü içerisinde ilgili kütüphaneden yukarıdaki talimatlardan “4.2 - 4.6.2.1.5” ve “4.6.2.2 -4.6.2.2.3” maddeleri uygulanarak personelin durumu kontrol edilir.
4.8.1. Akademik personel ise; “Extendent Info”(“Notlar”) alanında üzerinde protokol olup olmadığına bakılır.
4.8.2. Protokol var ise; protokol verilen ilgili kütüphanenin ÖVB aranarak teyit edilir.
4.8.3. Akademik çıkışlarda; BSB’ye ILL kapsamında kaynak alıp almadığı bilgisi teyit edilir.
4.9. Kütüphane sekreterliğine yazı yazılması için bilgi verilir.