Sekreterlik Birimi Prosedürü
1. AMAÇ: HÜK'deki iletişimin sağlanması ve resmi yazışmaların etkin bir biçimde yürütülmesine ilişkin işlem
süreçlerinin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: HÜK'teki sekretarya işlemlerine yönelik hizmetleri kapsar.
3. SORUMLULAR: Serpil Varol - Arzu Aydoğdu
4. PROSEDÜR AKIŞI
4.1. Kütüphane içi ve dışı tüm iletişim araçlarının (telefon, faks, mail vb.) usulüne ve protokol kurallarına uygun
olarak kullanılması, başkanlık ve müdüriyet iletişim işlemlerinin yürütülmesidir.
4.2. Birim kütüphaneleri arasındaki iletişim koordine edilir.
4.3. Tüm resmi yazışmalar hazırlandıktan sonra HUYS-BYS'ye aktarılır. Başkanlık onayı alındıktan sonra, imza işlemleri tamamlanarak ilgili birimlere gönderilir.
4.4. Gelen/Giden evraklar evrak defterine tarih ve sayıları yazılarak kayıt altına alınır.
4.5. Gelen/Giden yazışmalar standart dosya planına uygun olarak sayı numaralarına göre tasnif edilerek ilgili
dosyalarına kaldırılır.
4.6. HÜK yönetiminin randevu talepleri alınarak ilgili yöneticiye iletilir.
4.7. Uygun gün ve saat belirlenerek, randevu talep eden kişiye dönüş yapılır. İlgili yöneticiye hatırlatılmak
üzere randevu defterine işlenir.
4.8. Yönetim tarafından talep edilen randevularda ilgili birimle iletişime geçilerek, uygun gün ve saat ilgili
yöneticiye iletilir ve hatırlatmak üzere randevu defterine işlenir.
4.9. Ziyaretçiler protokol kurallarına uygun olarak ilgili yöneticiyle görüştürülür.
4.10. Yönetim tarafından yurtiçi toplantılarına gidecek personelin onay yazısı için Rektörlüğe resmi yazı yazılır.
Gelen onay yazısı ilgili personele duyurulur ve standart dosya planına göre dosyalanır.
4.11. Sekreterlik birimine gelen toplantı bildirileri ilgili birimlere telefon veya yazışma kanalı ile iletilerek
duyurulur.
4.12. Kütüphane birimlerden sekreterliğe iletilen resmi yazı, tutanak veya raporlar çıktıları alınarak ilgili
dosyalarda saklanır.
4.13. Personelle ilgili gelen tüm bilgiler, olurlar, onaylar, görevlendirmeler, izin ve sağlık raporları vb. ilgili
kişilerin dosyalarına yerleştirilerek takipleri yapılır ve gerekli yerlere iletilmeleri sağlanır.
4.14. Kütüphane birimlerinden gelen teknik sorunlar, ilgili birime iletilerek takibi yapılır.
4.15. Gece personelinin, yolcu taşıma giderleri ile ilgili izin ve raporları takip edilir, ilgili çizelge dökümleri
hazırlanır imzaya sunularak ilgili birime iletilir.
4.16. Mutfakla ilgili genel düzenlemeleri ve gerekli durumlarda yönetime ikram servisi yapılır.
