Süreli Yayınlara Erişim

1. AMAÇ: SY koleksiyonunun erişime açılmasına ilişkin adımların tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: SY koleksiyonunu oluşturan her tür ve formattaki bilgi kaynağının erişime açılmasına ilişkin hizmet süreçlerini kapsar.

3. SORUMLULAR: SKGB sorumlusu ve SKGB personeli.

4. PROSEDÜR AKIŞI

4.1. Süreli Yayınlara Erişim

4.1.1. Elektronik (yabancı)dergiler için yapılan erişim işlemleri

4.1.1.1. Yayının URL adresi aracı firmadan alınır.

4.1.1.2. "Register" ve "activation" işlemleri yapılır.

4.1.1.3. Erişime açılan dergi erişim linkiyle birlikte istek sahibine kütüphane otomasyon sisteminde kaynak sipariş alanından bildirilir.

4.1.1.4. Erişime açılan e-dergilerin webde görünür olması için "Holdings Management" da düzenleme yapılır.

4.1.1.4.1. EBSCO admin sayfasından adımıza düzenlenen login ve şifre ile giriş yapılır.

4.1.1.4.2. "Holding Management" sekmesi seçilir.

4.1.1.4.3. Eklemek istediğimiz dergi taranır.

4.1.1.4.4. "Create a Custom Resource" seçeneği seçilir.

4.1.1.4.5. "Title " alanına dergi adı girilir.

4.1.1.4.6. "Package" alanına "Hacettepe Library Electronic Holdings" seçilir.

4.1.1.4.7. ISSN alanı doldurulur.

4.1.1.4.8. Custom URL alanına erişim adresi girilir.

4.1.1.4.9. Coverage alanına erişim yılı eklenir.

4.1.1.4.10. Kayıt edilir. Kontrol edilir.

4.1.1.4.11. Aboneliği yenilenen e-dergilerin erişim durumları kontrol edilir. Erişimde problemli

olanlar firmaya bildirilir ve takip edilir.

4.1.1.4.12. Aboneliği iptal edilen e-dergilerin erişim yılları kontrol edilir.

4.1.1.4.12.1. Elektronik dergi abonelik iptal işlemlerinde: EBSCO admin sayfasından adımıza

düzenlenen login ve şifre ile giriş yapılır.

4.1.1.4.12.2. "Holding Management" sekmesi seçilir.

4.1.1.4.12.3. "Package" alanına "Hacettepe Library Electronic Holdings" yazılır ve taratılır.

4.1.1.4.12.4. Paket içerisinden kesilen dergi bulunur.

4.1.1.4.12.5. İptal edilecek derginin yayın politikasına göre derginin erişim yılları güncellenir.

4.1.1.4.12.6. "Perpetual Access" durumu yok ise; derginin adı "Hacettepe Library Electronik

Holdings" içinden silinir.

4.1.2. Basılı dergiler ( satın/bağış) için yapılan erişim işlemleri

4.1.2.1. Posta ile gelen konsolide paket teslim alınır.

4.1.2.2. Yayınlar fiziksel olarak denetlenir, hasarlı ise firmaya rapor edilir ve izlenir.

4.1.2.3. Hasarsız ise, irsaliye ile paket içeriği karşılaştırılır.

4.1.2.4. İrsaliye ile paket içeriğinin örtüşmediği durumlar firmaya rapor edilir ve izlenir.

4.1.2.5. Gerektiği durumlarda abone listesi ile karşılaştırılır.

4.1.2.6. Yeni abone olunan süreli yayınların bibliyografik kaydı oluşturulur.

4.1.2.6.1. Bibliyografik kayıt işlemi otomasyon sitemi kataloglama modülü üzerinden gerçekleştirilir . (Bkz.

Ek 1 Kataloglama Kılavuzu)

4.1.2.6.2. Teslim alınan süreli yayınların izleme kayıtları güncellenir. (Bkz.

Ek 2 İzleme Kılavuzu)

4.1.2.6.3. İlgili kütüphaneye (Konservatuvar Kütüphanesi) gönderilir.

4.1.2.6.4. Her bir sayının dış ve iç kapağına kütüphane kaşesi basılır ve güvenlik bandı takılır.

4.1.2.6.5. Yayın rafa yerleşeceği başlığa göre işaretlenir.

4.1.2.6.6. Sanat koleksiyonuna ait süreli yayınlar "Sanat Odasına" gönderilir.

4.1.3. Bağış alınan basılı süreli yayın erişim işlemleri

4.1.3.1. Koliler ya da paketler açılır. Süreli yayın dışındaki kaynaklar ilgili birimlere iletilir.

4.1.3.2. Posta yoluyla gelen süreli yayınların resmi yazıları tarih sırasına göre dosyalanır.

4.1.3.3. Süreli yayın mevcut koleksiyondan denetlenir, izleme kaydı var ise güncellenir.

4.1.3.4. Koleksiyonda yok ise, süreklilik durumunu takip etmek ve kullanıcı talepleri doğrultusunda değerlendirmek amacıyla yayın takibe alınır.

4.1.3.5. Takipteki yayınlar kullanıcı talepleri doğrultusunda koleksiyona alınır bibliyografik kayıtları oluşturulur. Mevcut yıl bilgisi verilir. İzleme kaydı açılır.

4.1.3.6. Her bir sayının dış ve iç kapağına kütüphane kaşesi basılır ve güvenlik bandı takılır.

4.1.3.7. Yayın rafa yerleşeceği başlığa göre işaretlenir.

4.1.3.8. Yayın yılına göre, güncel dergi rafına ya da arşive gönderilir.

4.1.3.9. Kütüphanemize bağış olarak gelen HÜ süreli yayınlarının fazla sayıları arşivlenir.

4.1.3.10. Kişi ya da kurumlar tarafından kütüphanemize bağışlanan geçmiş yıllara ait süreli yayınlar,

4.1.3.10.1. Mevcut koleksiyondaki eksik sayıları tamamlıyorsa alınır.

4.1.3.10.2. Mevcut koleksiyonda yoksa, en az üç yıl cilt bütünlüğünün olması durumunda alınır.

4.1.3.10.3. Süreli yayın bağış politikasına uygun görülmeyen yayınlar dağıtım ve geri dönüşüm grubuna

ayrılır.

İLGİLİ DOKÜMANLAR

1. Kataloglama Kılavuzu

2. İzleme Kılavuzu