Raporlama
1. AMAÇ: ÖVB hizmetlerine ilişkin raporların işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: ÖVB iş ve işlemlerinin aylık, yıllık istatistiklerinin alınması ve raporlanması işlem süreçlerini kapsar.
3. SORUMLULAR: ÖVB sorumlusu
4. TALİMAT AKIŞI
4.1. ÖVB istatistikleri: Ödünç verilen kaynakların, çıkış alan kullanıcı, toplam ve yeni üye sayısı, protokol alan kullanıcı sayısı, ekteki kılavuzda belirtilen kurallara göre KOS Raporlama Modülünden alınır.
4.1.1. Profillere göre gündüz/gece ödünç kaynak sayısının alınması (Bkz. Raporlama Kılavuzu)
Tarih ve saat kısıtlaması;
Gündüz için; 1 Ocak (08:30-17:00)-31 Ocak (08:30-17:00)
Gece için; 1 Ocak(17:00-08:30)-1 Şubat (08:30-17:00) esas alınır.
4.1.2. iPad kullanım istatistiğinin alınması ( Bkz. Raporlama Kılavuzu).
4.1.3. Shelf-check ödünç-iade kullanım istatistiklerinin alınması (Bkz. Raporlama Kılavuzu)
4.1.4. DVD kullanım istatistiklerinin alınması ( Bkz. Raporlama Kılavuzu).
4.2. ÖVB yıllık istatistikleri : Yukarıdaki işlem süreçleri yıllık rapor için geçerli olup; tarih aralığında değişiklik
yapılır.
4.3. ÖVB yıllık olarak alınan toplam üye sayısı istatistikleri: Kütüphaneye kayıtlı toplam üye sayısının
kullanıcı profiline göre yıllık olarak alınması işlemidir.
4.4. Çıkış üye sayısı aktif üye sayısında elenmiş bir şekilde oluyorsa yazılmayacak. Firmaya sorulsun
4.5. Pos cihazından Z raporunun alınması
4.5.1. Pos cihazı personel kartı ve şifresi ile açılır.
4.5.2. Menüden "Raporlama" seçilir.
4.5.3. "Tarih Aralığına Göre Rapor" seçilir.
4.5.4. Tarih aralığı girilir. (Örn: 1 Ocak (00:00) -31 Ocak(24:00))
4.5.5. Rapor alınır.
4.5.6. Kullanıcı profiline göre ayrı konulan pos fişleri ayrı ayrı toplanarak Z Raporu ile karşılaştırılır.
4.5.7. Fişler ve Z Raporu ayrı zarflara konarak dosyalanır.
4.5.8. Z Raporunun bir kopyası da müdüriyete verilir.
4.5.9. Z raporu üst yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
4.6. Kapı Giriş İstatistiği adresinden kullanıcı adı-şifre ile alınır.
Tarih ve saat kısıtlaması;
Gündüz için; 1 Ocak (08:30-17:00)-31 Ocak (08:30-17:00)
Gece için; 1 Ocak(17:00-08:30)-1 Şubat (08:30-17:00) esas alınır.
(Konservatuvar Kütüphanesinde kapı giriş istatistik toplamının yarısı alınır).
4.6.1. Kurum Dışı Kullanıcı Kapı Giriş İstatistiği: 4.6. daki adımlar takip edilir. Kullanıcı tipinden ziyaretçi
seçeneği seçilerek filtreleme yapılır.
4.6.2. Kurum Dışı Kullanıcı Üye Sayısı: Yıl içinde dilekçeyle başvuran kullanıcıların ( Bkz. Ödünç Verme Kuralları- Kurum Dışı Kullanıcılar) başvuruları onaylandıktan sonra, "Hacettepe Üniversitesi Kütüphaneleri Misafir Kullanıcı ve Yerleşkeye Giriş İzin Formu"nun bir kopyası kullanıcıya verilerek bir kopyası da (müdüriyette) dosyalanır. İstatistiki bilgi yıl sonunda ilgili dosyadan tespit edilir.
