Kaynak Sağlama

1. AMAÇ: Satın alma ve bağış yoluyla gelen kaynaklar ile ilgili işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: İhale, doğrudan temin yoluyla satın alınacak ve bağışlanan kaynaklarla ile ilgili işlem süreçlerini kapsar.

3. SORUMLULAR: BKGB sorumlusu ve personeli

4. TALİMAT AKIŞI:

4.1. Satın Alma

4.1.1. Kısmi İhale Yoluyla

4.1.1.1. İhtiyaç Listesinin Hazırlanması

4.1.1.1.1. Mevcut sipariş listelerindeki kaynakların fiyatları toplanır. Bütçe

imkanları çerçevesinde ve temin süresi bakımından değerlendirmeye alınır.

· Türkçe ve yabancı dil kitaplar aynı listeye konulup konulmayacağı,

· DVD ve/veya basılı nota eklenip eklenmeyeceği,

· Kütüphane istekleri dahil edilip edilmeyeceği; konularında Harcama Yetkilisi ile görüşülerek

karar verilir.

4.1.1.1.2. Mevcut sipariş listelerinden kaynaklar seçilir ve yeni bir alım listesi oluşturulur.

4.1.1.1.3. Liste, kütüphanelere ve isteyen bölüm/kişi adına göre alfabetik yapılır.

4.1.1.1.4. Kütüphane istekleri, listenin altına eklenir.

4.1.1.1.5. DVD ve/veya basılı nota, listenin üst tarafına yerleştirilir.

4.1.1.1.6. Sıra numarası verilir.

4.2. Yaklaşık Maliyet Hesabının Yapılması

4.2.1. Liste en az üç firmaya gönderilir. Verilecek fiyatların yaklaşık maliyet hesabında kullanılacağı belirtilir.

(Listede sadece "Sıra Numarası, Kitap Adı, Yazar Adı, ISBN, Yayınevi, Yayın Tarihi, Basım" bilgisi yer

alır).

4.2.2. Firmaların verdiği "Fiyatlı Listeler" (TL cinsinden) alınır ve kaydedilir.

4.2.3. Fiyatlı listeler açılır ve sadece fiyat sütunları firma isimleriyle birlikte asıl dosyaya kopyalanır. Her bir

kaynak için firmaların verdiği birim fiyatlar karşılaştırılır ve ortalaması alınır.

4.2.4. Hiçbir firma tarafından fiyat verilmeyen kaynaklar tespit edilir ve maliyet hesabı yapılamadığı için listeden

çıkarılır, kaydedilir.

4.2.5. En son satırda fiyat sütunu toplanır ve yaklaşık maliyet belirlenmiş olur.

4.2.6. Tekrar ihale sıra numaraları değiştirilir.

4.2.7. Excel'in son sayfasına ilgili kişilerin imzalaması için imza yerleri açılır.

4.2.8. Son olarak, excel dosyasına "Yaklaşık Maliyet" adı verilerek kaydedilir.

4.3. Yaklaşık Maliyet Hesap Cetvelinin Hazırlanması

4.3.1. Word dosyasına; toplam kaynak sayısı, firmalardan gelen ön fiyat teklifleri ve yaklaşık maliyet toplam

bedelini içeren bir tablo hazırlanır.

4.3.2. Tablonun altına yaklaşık maliyet hesaplamasının nasıl yapıldığı açıklanır.

4.3.3. Dosya ismine "Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli" adı verilerek kaydedilir.

4.4. İhale Listesi ile Ana Listenin (Kütüphane, İsteyen Bölüm, İsteyen Kişi Bilgilerinin olduğu) Aynı Şekilde

Düzenlenmesi

4.4.1. Yaklaşık maliyet listesinde hiçbir firma tarafından fiyat verilmeyen kaynaklar, ana listede bulunur, silinir

ve ayrı bir yere kopyalanır.

4.4.2. İhale sıra numarası, "Yaklaşık Maliyet" dosyasındaki gibi değiştirilir.

4.5. Konu Analizinin Yapılması

4.5.1. Ana liste üzerinde tüm kaynakların; insan bilimleri, sosyal bilimler, mühendislik vb. şeklinde gruplandırılarak konu analizi yapılır.

4.5.2. Word dosyasına, konulara göre dağılımı içeren tablo hazırlanır.

4.5.3. Dosya ismine "Konu Analizi" adı verilerek kaydedilir.

4.6. Teknik Şartnamenin Kontrol Edilmesi

4.6.1. Kaynak özelliklerine göre teknik şartnamede değişiklikler ve eklemeler yapılır.

4.7. Fiyatsız Listenin Hazırlanması

4.7.1. "Yaklaşık Maliyet" dosyası açılır, fiyat sütunları silinerek "Fiyatsız Liste" adı verilen bir excel dosyası

oluşturulur.

4.8. Satın Alma Sorumlusuna Dosyaların Gönderilmesi

4.8.1. "Yaklaşık Maliyet", "Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli", "Konu Analizi", "Fiyatsız Liste" ve "Teknik Şartname" SAT sorumlusuna gönderilir.

4.9. İhale Sonucuna Göre Firma Listelerin Oluşturulması

4.9.1. Her bir kaynak için en avantajlı teklifin belirlendiği ihale dosyası, SAT sorumlusundan alınır.

4.9.2. Alınan listede sadece ihale sıra numarası ve kaynak adı olduğundan ana liste ile birleştirilir. En avantajlı teklifi vermiş firmalara göre kaynaklar süzülür; ayrı ayrı gruplandırılarak kopyalanır, kaydedilir. Teklif verilmemiş kaynaklar da ayrı kopyalanır.

4.10. Kaynakların Kontrol Edilmesi (Muayene Kabul Komisyonu)

4.10.1. Her bir firmaya ait kaynaklar teslim alınır.

4.10.2. Koliler açılır, koli içerisindeki kaynaklar koli listesinden kontrol edilir. Koli içerisinde çıkmayan kaynak,

firmaya bildirilir ve eksik kaynağın gönderilmesi sağlanır.

4.10.3. Doğru kaynağın teslim edilip edilmediğini kontrol etmek amacıyla; hazırlanan firma listelerini içeren

dosyalar açılır. İhale sıra numarasından kaynak bulunur. ISBN, kitap adı vb. karşılaştırılır. Bilgiler

tutuyorsa, kaynağın doğru teslim edildiğine dair işaret koyulur. Hangi kütüphaneye alındıysa ona göre

kütüphane damgası yapılır ve firmalara göre raflara yerleştirilir. Eğer cilt birliği var ise üzerine not

yazılarak farklı bir yere ayrılır.

Yer durumuna göre kütüphane istekleri kolilenip depoya yerleştirilebilir.

4.10.4. Kontrollerden sonra tespit edilen sorunlu kaynaklar ayrılır; sipariş listesinden ve internetten tekrar kontrol

edilir. Kabul edilmeyen kaynaklar değiştirilmesi için ilgili firmalara iade edilir.

4.10.5. Firmaların teslim etmediği kaynaklar, listeden süzülür. Firmalar ile görüşülür, listeler karşılaştırılır.

4.10.6. Hiçbir şekilde temin edilemeyen (%5 dilimine giren; stokta olmayan, basımı durmuş vb.) kaynaklar tespit

edilir ve sağlanamama gerekçelerini içeren evraklar kontrol edilir.

4.11. Fatura Listesi Kontrolünün Yapılması

4.11.1. Firmadan fatura edilecek kaynakların excel listesi alınır ve teslim edilen kaynakların listesi ile karşılaştırılır. Kaynaklar ve birim fiyatlar kontrol edilir. Bir sorun varsa (teslim edilmeyen kitabın faturaya eklenmesi, teslim edilen kaynağın faturaya dahil edilmemesi vb.) firmayla görüşülerek gerekli düzeltmeler yaptırılır.

4.11.2. Kontrol edilen faturanın excel listesi, SAT sorumlusuna gönderilir.

4.11.3. Eğer listede; DVD ve/veya basılı nota mevcut ise hangi aralıkta olduğu, SAT sorumlusuna bildirilir.

4.12. Faturalanan Kaynakların İşlemleri

4.12.1. Her bir firmaya ait kaynaklar, ihale sıra numarasına göre rafa dizilir.

4.12.2. SAT ve TKY sorumlusundan firmalara ait sicil numaralı (item id/demirbaş) listeler alınır ve kaydedilir. Tüm listelerin çıktıları alınır.

4.12.3. Firmalara ait sicil numaralı listelerden; sicil numaraları (item id/demirbaş), kaynakların iç kapak arkasına yazılır ve kütüphanelere göre ayrımları yapılır.

4.12.4. Aynı zamanda kullanıcılar tarafından istenen kaynaklara öncelik vermek amacıyla, kütüphane istekleri depoya kaldırılır.

4.12.5. Kataloglama işlemlerinin yapılması için kaynaklar "KSB"ne iletilir (Kaynakların karışmaması için; firmalara göre ayrı, kütüphanelere göre ayrı ayrı gönderilir).

4.12.6. Kataloglama işlemleri tamamlanan kaynaklar tekrar alınır.

4.12.7. Tüm firmaların fatura edilen kaynak listelerinin çıktıları alınır ve KSB 'den gelen kaynaklar işaretlenir.

4.12.8. İstek sahiplerine (sadece HÜ akademik personeline ait) isteklerinin temin edildiği, birkaç günlük zaman zarfında BKGB'den kaynağı alabileceklerine dair e-posta gönderilir.

4.12.9. Gelen kullanıcılara, kaynaklar teslim edilir ve ÖVB'ye yönlendirilir.

4.12.10. Sağlık Bilimleri, Konservatuvar ve Yüksekokullara ait kaynaklar kolilenir ve ilgili kütüphanelere gönderilir.

4.12.11 . Kullanıcılar tarafından alınmayan kaynaklar için, RHB ile iletişime geçilir.

4.12.12. Öğrenci isteklerinin temin edildiğine dair duyuru, KOS üzerinden yapılır.

4.12.12.1 . KOS'tan "Modify request" alanına girilir.

4.12.12.2. "Full Access to all libraries ", "ALL" ve "ALL" seçilerek gelen tüm

istekler listelenir.

4.12.12.3. "Title" seçeneğine göre alfabetiğe alınır.

4.12.12.4. Firmaların temin ettiği kaynakların basılı listesi üzerinden öğrenci

istekleri bulunur ve kaydın içine girerek "Reply" seçeneği açılır, statüsü

değiştirilir, kaynağın temin edildiği notu düşülür. "Modify" alanına

tıklanarak kullanıcıya ilgili mesajın gönderilmesi sağlanır.

4.13. Diğer İşlemler

4.13.1. Ambar Devir Listelerinin Hazırlanması

4.13.1.1. Her bir fatura için, kütüphaneler arası ambar devir listesi hazırlanır.

4.13.1.2. Bunun için, firmalara ait temin edilen kaynakların listeleri açılır.

4.13.1.3. Sicil numaralı liste üzerinden Sağlık Bilimleri, Konservatuvar ve Yüksekokul Kütüphanelerine ait

kaynaklar tek tek belirlenir ve tüm listeler birleştirilir.

4.13.1.4. Hazırlanan liste, SAT ve TKY sorumlusuna iletilir. Böylece, temin edilen kaynakların ilgili

kütüphane ambarlarına aktarımı sağlanır.

4.13.2. Cilt Birliği Listesinin Hazırlanması

4.13.2.1. Cilt birliği olan kaynaklar (Sipariş listesi hazırlanırken birden çok ciltten oluştuğu tespit edilememiş)

için 1,00TL fiyat verilerek excel listesi hazırlanır.

4.13.2.2. TMO girişlerinin yapılması için TKY'ye gönderilir.

4.13.2.3. Gelen sicil numaralı (item id/demirbaş) liste kaydedilir ve sicil numaraları (item id/demirbaş) kaynaklara yazılarak KSB'ye gönderilir.

4.13.3. Temin Edilememiş Kaynakların Listesinin Oluşturulması

Yaklaşık maliyet çalışmasında fiyatı tespit edilememiş; ihalede teklif verilmemiş ve ihale sonrasında

(%5 dilimine giren) temin edilememiş kaynaklar listelerden kopyalanır, kaydedilir ve çıktısı alınır.

Piyasa araştırması tekrar yapılır ve uygun bulunanlar bir sonraki yılın sipariş listesine eklenir.

4.1.2. Doğrudan Temin

4.1.2.1. İhtiyaç Listesinin Hazırlanması:

O yılki doğrudan temin limitine ( Madde : 4734 / 22(d) "Doğrudan Temin" ) uygun olarak ;

4.1.2.1.1. Mevcut sipariş listesinden kaynaklar seçilir ve doğrudan temin limitine uygun alım listesi oluşturulur.

4.1.2.1.2. Fiyatı çok yüksek kitaplar listeye eklenmez. Türkçe ve yabancı dildeki kitaplar aynı listede yer

alabilir. DVD ve/veya basılı nota eklenebilir.

4.1.2.1.3. Liste, kütüphanelere ve isteyen bölüm/kişi adına göre alfabetik yapılır. Dosyaya "Doğrudan Temin"

adı verilerek kaydedilir.

4.1.2.1.4. Sıra numarası verilir.

4.1.2.1.5. En az üç firmaya "Fiyatsız Listesi" gönderilir (Sıra numarası, Kitap Adı, Yazar, ISBN, Yayınevi,

Yayın Tarihi, Basım Bilgisi)

4.1.2.2. Kaynakların Kontrol Edilmesi(Muayene Kabul Komisyonu)

4.1.2.2.1. Koliler açılır, koli içerisindeki kaynaklar koli listesinden kontrol edilir. Koli içerisinde çıkmayan

kaynak, firmaya bildirilir ve gönderilmesi sağlanır.

4.1.2.2.2. Doğru kaynağın teslim edilip edilmediğini kontrol etmek amacıyla "Doğrudan Temin" dosyası açılır.

Sıra numarasından kaynak bulunur. ISBN, kitap adı vb. karşılaştırılır.

4.1.2.2.3. Bilgiler tutuyorsa, kaynağın doğru teslim edildiğine dair işaret koyulur. Hangi kütüphaneye alındıysa

ona göre kütüphane damgası yapılır ve rafa yerleştirilir.

4.1.2.2.4. Sorunlu kaynaklar ayrılır; sipariş listesinden ve internetten tekrar kontrol edilir. Kabul edilmeyen

kaynaklar değiştirilmesi için firmaya iade edilir.

4.1.2.2.5. Kontrollerden sonra tüm kaynakların eksiksiz ve kusursuz teslim alındığı bilgisi SAT sorumlusuna

bildirilir.

4.1.2.3. Faturalanan Kaynakların İşlemleri

4.1.2.3.1. Kaynaklar, sıra numarasına göre rafa dizilir.

4.1.2.3.2. SAT ve TYK'dan sicil numaralı( item id/demirbaş) liste alınır ve kaydedilir. Çıktısı alınır.

4.1.2.3.3. Sicil numaraları ( item id/demirbaş), kaynakların iç kapak arkasına yazılır ve kütüphanelere göre ayrımları yapılır.

4.1.2.3.4. Kataloglama işlemlerinin yapılması için KSB'ye iletilir (Kütüphanelere göre ayrı ayrı gönderilir).

4.1.2.3.5. Kataloglama işlemleri tamamlanan kaynaklar tekrar alınır.

4.1.2.3.6. "Doğrudan Temin" dosyasının çıktısı alınır ve KSB'den gelen kaynaklar işaretlenir.

4.1.2.3.7. İstek sahiplerine (sadece HÜ akademik personeline ait) isteklerinin temin edildiği, birkaç günlük

zaman zarfında BKGB'den kaynağı alabileceklerine dair e-posta gönderilir.

4.1.2.3.8. Gelen kullanıcılara, kaynaklar teslim edilir ve ÖVB'ye yönlendirilir.

4.1.2.3.9. Sağlık Bilimleri, Konservatuvar ve Yüksekokullara ait kaynaklar kolilenir ve ilgili kütüphanelere

gönderilir.

4.1.2.3.10. Kullanıcılar tarafından alınmayan kaynaklar için, RHB ile iletişime geçilir.

4.1.2.3.11. "Madde 4.12.12." den sonraki işlem basamakları takip edilir.

4.2.1.4. Diğer İşlemler

4.2.1.4.1. Ambar Devir Listelerinin Hazırlanması

4.2.1.4.1.1. "Doğrudan Temin" dosyası açılır.

4.2.1.4.1.2. Sicil numaralı (item id/demirbaş) liste üzerinden Sağlık Bilimleri, Konservatuvar ve

Yüksekokul Kütüphanelerine ait kaynaklar tek tek belirlenir.

4.2.1.4.1.3. Hazırlanan liste SAT ve TKY'ye iletilir. Böylece, temin edilen kaynakların ilgili kütüphane

ambarlarına aktarımı sağlanır.

4.2. Bağış

Şube kütüphaneleri, bağış kaynaklar ile ilgili seçim işlemlerini kendileri yaparlar. Diğer işlemler için seçilen kaynaklar, Beytepe Kütüphanesi BKGB'ye iletilir.

4.2.1. Bağış Kaynakların Kabul Edilmesi

4.2.1.1. Kişi ve kurum bağışları posta yoluyla ve/veya elden teslim alınır.

4.2.1.2. Elden teslim durumunda " Bağış Kaynak Kabul Formu" bağış sahibi tarafından doldurulup

imzalanır. Özellikle, kabul edilmeyen kitaplar için iade istenip istenmediği formda kontrol edilir.

4.2.1.3. Tüm bağışlar, bağış belgesi olan ve olmayan olmak üzere ikiye ayrılır.

4.2.2. Bağışların Seçim ve Sağlama İşlemleri (Bağış Belgesi Bulunan)

4.2.2.1. İş yoğunluğuna göre belirli zaman aralıklarında yapılır.

4.2.2.2. "Bağış Alma Koleksiyon Geliştirme Politikası" çerçevesinde değerlendirilerek seçim işlemleri

gerçekleştirilir.

4.2.2.3. Kitaplar, bağış sahiplerine göre grup grup değerlendirmeye alınır.

4.2.2.4. İlk olarak; fotokopi, yıpranmış, sayfaları eksik, entelektüel düzeyi uygun olmayan ve konu itibariyle

eğitim-öğretimi desteklemeyen kitaplar ayrılır.

4.2.2.5. Kağıt atığına atılır veya başka kişi/kurumlara kargo ödemeli olarak gönderilebilir.

4.2.2.6. Diğer kitapların koleksiyon kontrollerinin yapılması için, KOS'ta " Item Search and Display" den kitap

adı ile tarama yapılır.

4.2.2.7. Kitabın başka kopyalarının olup olmadığı, kopyası var ise kullanım sıklığı, yeni basımının olup

olmadığı incelenir.

4.2.2.8. Koleksiyona dahil edilmesine karar verilen kitaplar; "Bağış Kaynak Kabul Formu" nun arkasına listelenir.

4.2.2.8.1. Bağış kaynak kabul formları dosyalanır.

4.2.2.8.2. Eğer kitabı, yazarı bağışlamış ise; kitabın iç kapağına yazarı tarafından bağışlanmıştır damgası

yapılır.

4.2.2.8.3. İlgili kütüphanenin damgası yapılır, RFID etiketi takılır.

4.2.2.8.4. Her bir kitap için bağış bedeli belirlenir (Piyasa fiyatlarının %5'i alınır).

4.2.2.8.5. Kitaplar, kataloglama işlemleri için KSB'ye gönderilir ve KOS'ta "Taşınır" seçeneğinin

işaretlenmesi hatırlatılır.

4.2.2.8.6. Kataloglama işlemleri tamamlanan kitaplar ilgili bölümden alınır ve tasnif numaralarına göre

sıralanır.

4.2.2.8.7. Excel listesini oluşturmak amacıyla; Hacettepe Raporlama Arayüzü kullanarak

<a href="http://193.140.216.118/phpinfo/raporlama/anasayfa.php"> http://193.140.216.118/phpinfo/raporlama/anasayfa.php </a> " Katalog Raporu" na girilir. "Taşınır"

seçeneği işaretlenir ve bağış listesi çekilir (Kitap adı, yazar adı, basım bilgisi, fiyat ve tasnif

numarası).

4.2.2.8.8. Liste, tasnif numarasına göre alfabetik yapılır ve çıktısı alınır.

4.2.2.8.9. Kitaplar listeden kontrol edilir.

4.2.2.8.10. Listede bulunamayan kitaplar, listeye eklenir.

4.2.2.8.11. Liste incelenir ve fiyat tespiti yapılamamış kitaplar belirlenir ve ortalama fiyat hesabı yapılır.

4.2.2.8.12. Düzenlenen excel listesi, bağış bedeli ve bağış belgeleri, TMO Sistemine girişinin yapılması için

TKY'ye gönderilir.

4.2.2.8.13. Bağış girişi yapılan kitapların sicil numaralı (item id/demirbaş) listesi TKY'den alınır ve kaydedilir.

4.2.2.8.14. Bağış belgeleri TKY'ye gönderilir.

4.2.2.8.15. Kitapların iç kapak arkasına sicil numarası ( item id/demirbaş ) yazılır.

4.2.2.8.16. Kitapların arkasına sicil numarası ( item id/demirbaş ) yazılır ve kitaplar KOS'a girilmesi için

KSB'ye tekrar gönderilir.

4.2.2.8.17. Fotokopisi alınan bağış belgeleri dosyalanır.

4.2.2.8.18. Sekreterlik ile iletişime geçilerek, ilgili kişilere teşekkür yazılarının gönderilmesi sağlanır.

4.2.2.8.19. Bağış belgesi olmayan kaynaklar için de uygun adımlar takip edilir.

4.2.2.9. Koleksiyona dahil edilmeyen kitaplar;

4.2.2.9.1. İadesi isteniyorsa, ilgili kişi aranarak teslim edilir.

4.2.2.9.2. İadesi istenmiyorsa, ayrılır ve başka kişi/kurumlara kargo ödemeli olarak gönderilebilir.

İLGİLİ DOKÜMANLAR

1. Teknik Şartname Örnek

2. Bağış Kaynak Kabul Formu