Firma Tanıtım ve Eğitim

1. AMAÇ: Firmalar tarafından verilecek eğitim ve tanıtım organizasyonlarına yönelik hizmet süreçlerinin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: Firma eğitim ve tanıtım organizasyon süreçlerini kapsar.

3. SORUMLULAR: DEB sorumlusu ve personeli.

4. TALİMAT AKIŞI

4.1. Eğitimi verecek firma ile eğitimin içeriği ve aşağıdaki konular görüşülür:

4.2. Eğitim tarih ve saati opsiyonları alınır.

4.3. Eğitmen ad-soyad bilgileri alınır.

4.4. Katılımcı sayısı öngörüsü alınır.

4.5. Katılımcı çevrimiçi kayıt sisteminin kimin tarafından hazırlanacağı bilgisi alınır.

4.6. İkram isteklerinin olup olmayacağı öğrenilir.

4.7. Eğitimde ihtiyaç duyulacak ekipman (ses sistemi, mikrofon, anında çeviri hizmeti, bilgisayar, kablo, yazı tahtası, projeksiyon) hakkında bilgi alınır.

4.8. Eğitim salonunun belirlenmesi için Kültür Merkezi ve diğer eğitim salon sorumluları ile görüşülür.

4.9. Eğitim ismi, tarih ve saati bildirilir.

4.10. Katılımcı sayısı bildirilir.

4.11. Eğitimde ihtiyaç duyulacak ekipman hakkında görüşülür.

4.12. İkramlar için alan belirlenir.

Ø Eğitim Sıhhiye yerleşkesi Kültür Merkezi'nde yapılacaksa;

. "Kültür Merkezi Formu"

. http://www.kulturmerkezi.hacettepe.edu.tr/salon_kiralama_formu_220218.pdf ilgili linkten doldurularak 3 adet basılı kopyası alınır.

· Form, eğitim görevlisi kütüphaneci tarafından imzalanarak yönetime iletilir.

· Formlara, başkanlık sekreterliğinden sayı numarası verilerek dosyalanır.

· Yönetimden gelen formların hepsi Kültür Merkezine iletilmek üzere evrak görevlisine verilir.

· Evrağın durumu hakkında bilgi almak için telefonla Kültür Merkezi aranır.

· Evrak hazır ise evrak görevlisi formun bir nüshasını teslim alarak DEB'e teslim eder.

· Formun bir nüshası alınarak DEB'in ilgili klasörüne kaldırılır.

· Orijinali ise başkanlık sekreterliğine gönderilir.

Ø Diğer eğitim yerleri için;

· Eğitim salon sorumlusu ile görüşülür.

· Rezervasyon için ilgili salon sorumlusuna resmi yazı yazılır.

· Eğitim yeri/salonu/saati firmaya bildirilir.

4.13. Firmadan eğitim duyurusu için sözlü ya da e-posta ile afiş ve eğitim içeriği talep edilir.

4.14. Gelen afişlerin, duyuru panolarına asılabilmesi için Genel Sekreterlik'ten onay alınır.

4.15. İlgili personel tarafından duyuru afişleri panolara asılır.

4.16. Eğitim duyurusu en az 3 hafta öncesinden hazırlanır.

4.17. Kütüphane yönetimine duyuru onayı için e-posta atılır.

4.18. Eğitimden 3 hafta önce duyurular BHİM'e e-posta ile metin olarak ve metnin üzerinde değişiklik yapılmaması konusunda bilgi verilerek iletilir.

4.19. Telefon ya da e-posta kanalıyla duyuru metninin iletilme onayı alınır.

4.20. Duyurunun üniversite etkinlik takviminde yer alması için görsel/metin içeriği de BHİM'e gönderilir.

4.21. Duyuru metni aynı zamanda sosyal medya hesaplarından ve kütüphane web sayfası üzerinden de duyurulur.

4.22. Eğitim duyurusunun, eğitimden bir gün önce tekrarının yapılması sağlanır.

4.23. Eğitimde görev alacak personel/personeller belirlenir.

4.24. Görevli personel, eğitimden bir gün önce check-list kontrolünü yapar.

4.25. Eğitimden bir gün önce Kültür Merkezi Müdürü ile görüşülerek gerekli kontroller yapılır.

Ø Eğitimde ikram olacak ise:

· İkramın ne olacağı ve kokteyl olup olmayacağı firma ile görüşülerek belirlenir.

• SKSDB'de ikramlardan sorumlu kişi ile görüşülerek;

· Eğitim yer, saat, tarih,

· Eğitim görevlisi iletişim bilgileri,

• İkram mönüsü,
• Kişi sayısı,

· Toplantı saat aralıkları,

· Açılış-kapanış kokteyli olup olmadığı bildirilir.

· Telefon görüşmesinden sonra yazılı olarak da e-posta atılarak belirlenen maddeler açıkça yazılır.

· KİGB mönü hakkında ikram sorumlusu ile görüşür.

· Eğitimden bir gün önce "Eğitim Organizasyon İş Akış Süreç Formu" kontrol edilir.