Envanter

1. AMAÇ: HÜK koleksiyonun sayımın yapılarak düzenin sağlanması işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.

2. KAPSAM: HÜK koleksiyonun düzenin sağlanması işlemlerini kapsar.

3. SORUMLULAR: RHB sorumlusu ve personeli

4. TALİMAT AKIŞI

4.1. Her yıl Eylül ayında envanter çalışması yapılır.

4.2. Envanter öncesi kütüphane koleksiyonu (kitap, tez, rezerv kitap, danışma kaynakları, gör-işit ve süreli yayın) yer numarasına göre ayrıntılı olarak okunur.

4.3. Firma tarafından Libref Raporlama modülü, envanter işlemi yapılacak bilgisayarlara kurulur.

4.3.1. Libref Raporlama sistemi açılır.

4.3.2. "Sayım" seçeneğinden "yeni" tıklanarak o yıla ait aktif sayım listeleri oluşturulur.

4.4. Otomasyon sistemine kayıtlı olan tüm koleksiyon el terminali cihazından uzak veri yapılarak senkronize edilir.

4.5. Uzak veri işlemi için;

4.5.1. El terminalini açılır.

4.5.2. Libref kısa yoluna çift tıklanır.

4.5.3. Açılan sayfada HÜ seçilir.

4.5.4. Çıkan seçenekler içerisinden "Uzak Veri" tıklanır (Uzak veri yapabilmemiz için cihazın internete bağlı

olması gerekmektedir).

4.6. Sayım aşamasında;

4.6.1. El terminali açılır.

4.6.2. Libref kısayoluna çift tıklanır.

4.6.3. Açılan sayfada Hacettepe Üniversitesi seçilir.

4.6.4. Ekrana gelen seçenekler içerisinden "Sayım" alanı seçilir.

4.6.5. Libref raporlama üzerinde oluşturduğumuz kayıtlar karşımıza gelir.

4.6.6. Envanteri yapılacak ilgili koleksiyon seçimi yapılır.

4.6.7. El terminali üzerinde bulunan tetiğe basılarak raflarda okuma işlemi başlatılır.

4.6.8. Okuma işlemi bittikten sonra tetiğe basarak sayımı durdurulur.

4.6.9. Her okuma işlemi bittikten sonra uzak veri yapılır (Kütüphane otomasyon sistemindeki ve sayımdaki

son değişikliklerin Libref Raporlama sisteminde görünmesi adına bu önemlidir).

4.6.10. Sayıma devam edilmek isteniyorsa tekrar aynı koleksiyon açılarak sayıma devam edilir.

4.6.11. Tüm sayımlar bittikten sonra, libref raporlama sistemine giriş yapılır.

4.6.12. Tüm sayım listeleri aşağıdaki şekilde kontrol edilir.

4.6.12.1. Sayımı yapılan ilgili koleksiyonların listelerini kontrol etmek için "materyalleri göster" alanı tıklanır.

4.6.12.2. Kaynaklar, "bulunan", "bulunamayan" ve "ödünç" şeklinde kategorize olur.

4.6.12.3. Libref raporlama modülü üzerinden "Bulunamayanlar" listelenerek excell dökümü alınır.

4.6.12.4. Raflardan ilgili kaynakların belirli aralıklarda kontrolü sağlanır.

4.6.12.5. Bulunan kaynaklar sorunu çözüldükten sonra uzak veri yapılarak "bulunanlar listesine" eklenir.

4.6.12.6. Envanter sonucu "Bulunamayanlar" listesi KSB'ye gönderilir (Bkz. KSBP/4.5. Diğer İşlemler

Talimatı Mad. 4.1.3).

4.6.12.7. KSB'den gelen kontrolü yapılmış listeler (daha önceki envanter durumuna bakılarak)yeniden

oluşturulup düşümü yapılmak üzere TKY'ye gönderilir.

4.6.13. "Bulunanlar listesi" TMO'daki kayıtlar ile aynı formatta birleştirilerek çakışma işlemi gerçekleştirilir.

4.6.14. Çakışmayan kaynakların durumu araştırılır.

4.6.15. Sorunlu kaynakların durumu ilgili birimlere iletilir.