Basılı Koleksiyon Geliştirme Birimi Prosedürü
Kısaltmalar
BKGB : Basılı Koleksiyon Geliştirme Birimi
HÜ : Hacettepe Üniversitesi
HÜK : Hacettepe Üniversitesi Kütüphaneleri
KOS : Kütüphane Otomasyon Sistemi
ÖVB : Ödünç Verme Birimi
RHB : Raf Hizmetleri Birim
Prosedür
1. AMAÇ: Üniversitenin eğitim ve öğretim programını destekleyecek, araştırma faaliyetlerine yardımcı olacak, HÜ mensuplarının sosyal ve kültürel ihtiyaçlarını karşılayacak her tür ve içerikte bilgi kaynağının seçilmesi, bağış ve satın alma yoluyla sağlanmasına ilişkin adımların tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: Her tür ve içerikte bilgi kaynağının(basılı kitap, DVD ve nota) seçilmesi, bağış ve satın alma yoluyla sağlanmasına ile ilgili işlemlerin prosedürlerini kapsar.
3. SORUMLULAR: BKGB sorumlusu ve BKGB personeli.
4. PROSEDÜR AKIŞI
4.1. Kaynak Seçim ve Değerlendirme
4.1.1. Kullanıcı İsteklerinin Alınması
4.1.1.1. KOS Sipariş İsteklerinin Alınması
4.1.1.2. e-Posta Yoluyla Sipariş İsteklerinin Alınması
4.1.1.3. Resmi Yazıyla ve Elden Sipariş İsteklerinin Alınması
4.1.1.4. İsteklerin Koleksiyon Kontrolünün Yapılması
4.1.1.5. İsteklerin Bibliyografik ve Piyasa Kontrolünün Yapılması
4.1.1.6. İsteklerin Değerlendirilmesi
4.1.2. Basılı Koleksiyon Geliştirme Bölümü Tarafından Yapılan Kaynak Seçimi
4.1.3. Sipariş Listelerinin Oluşturulması
4.1.4. Oluşturulan Sipariş Listelerinin Kontrol Edilmesi
4.2. Kaynak Sağlama
4.2.1. Satın Alma
4.2.1.1. Kısmi İhale Yoluyla
4.2.1.1.1. İhtiyaç Listesinin Hazırlanması
4.2.1.1.2. Yaklaşık Maliyet Hesabının Yapılması
4.2.1.1.3. Yaklaşık Maliyet Hesap Cetvelinin Hazırlanması
4.2.1.1.4. İhale Listesi ile Ana Listesinin Düzenlenmesi
4.2.1.1.5. Konu Analizinin Yapılması
4.2.1.1.6. Teknik Şartnamenin Kontrol Edilmesi
4.2.1.1.7. Fiyatsız Listenin Hazırlanması
4.2.1.1.8. Satın Alma Sorumlusuna Dosyanın Gönderilmesi
4.2.1.1.9. İhale Sonucuna Göre Firma Listelerinin Oluşturulması
4.2.1.1.10. İhaleyle Gelen Kaynakların Kontrol Edilmesi
4.2.1.1.11. Fatura Listesi Kontrolünün Yapılması
4.2.1.1.12. Faturalanan Kaynakların İşlemleri
4.2.1.1.13. Diğer İşlemler
4.2.1.2. Doğrudan Temin
4.2.1.2.1. İhtiyaç Listesinin Hazırlanması
4.2.1.2.2. Kaynakların Kontrol Edilmesi(Muayene Kabul Komisyonu)
4.2.1.2.3. Faturalanan Kaynakların İşlemleri
4.2.1.2.4. Diğer İşlemler
4.2.2. Bağış Alma
4.2.2.1. Bağış Kaynakların Kabul Edilmesi
4.2.2.2. Bağışların Seçim ve Sağlama İşlemleri
4.2.2.3. Diğer İşlemler
4.3. Kaynak Ayıklama
Yıpranmış, sayfası eksik, kaybolmuş, çok kopyalı ve değerini kaybetmiş kaynakların
koleksiyondan çıkarılması işlemidir.
4.4. Kayıp Kaynak İşlemleri
Kullanıcılar tarafından kaybedilen kaynaklarla ilgili yapılan işlemlerdir.
4.4.1. Kullanıcıyı Yönlendirme
4.4.2. Kullanıcının Getirdiği Kaynağın Kabul Edilmesi
4.4.3. Kayıp Yerine Gelen Kaynağın Kayıt Altına Alınması
4.5. İstatistik ve Raporlama
