İsteklerin İncelenmesi Siparişe Hazırlama
1. AMAÇ: SKGB 'ye gelen isteklerin incelenme ve sipariş süreçlerinin tanımlanmasıdır.
2. KAPSAM: SKGB 'ye gelen isteklerin incelenme ve sipariş süreçlerini kapsar.
3. SORUMLULAR: S KGB sorumlusu ve personelleri.
4. TALİMAT AKIŞI
4.1. İsteklerin incelenmesi: Çeşitli yollarla (otomasyon sistemi / resmi yazı /e-posta) gelen isteklerin
incelenmesi işlemidir.
4.1.1. Otomasyon sistemi üzerinden gelen istekler, basılı/elektronik koleksiyon ile karşılaştırılır.
4.1.1.1. Koleksiyonda basılısı varsa, mevcut durum bilgisiyle; elektronik ortamda ise erişim linkiyle istek
sahibine sistem üzerinden ya da e-posta ile geri bildirim yapılır.
4.1.1.2. Mevcut olmadığı durumda, Kaynak Sağlama Politikası / Süreli Yayın Sağlama Politikası
kriterlerine uygunsa sipariş listesine eklenir.
4.1.1.3. İstek sahibi öğretim üyesi değil ise, isteklerini bölüm başkanlıkları aracılığıyla Daire Başkanlığına
iletmeleri istenir.
4.1.2. Resmi yazı ile gelen istekler basılı/elektronik koleksiyon ile karşılaştırılır.
4.1.1.1.deki adımlar uygulanır. Geri bildirim resmi yazıyla yapılır.
4.1.3. E-posta ile gelen istekler basılı/elektronik koleksiyon ile karşılaştırılır.
4.1.1.1. deki adımlar uygulanır. Geri bildirim e-posta ile yapılır.
NOT: Makale isteği ise Belge Sağlayama Bölümüne yönlendirilir. İstek sahibine geribildirim yapılır.
4.2. Siparişe Hazırlama: İncelenen dergi listelerinin sipariş için hazırlama işlemleridir.
4.2.1. Abonelik işlemlerini gerçekleştirebilmek için "Süreli yayın istek listesi" oluşturulur.
4.2.2. İstekler mevcut basılı veya elektronik koleksiyon ile yeniden karşılaştırılır.
4.2.3. Karşılaştırma yaparken yeni aboneliği yapılacak/yapılması düşülen veri tabanları da dikkate alınması
gerektiği için EKKGB ile koordineli çalışılır.
4.2.4. Karşılaştırma sonucunda koleksiyonda var olduğu belirlenen yayınların istek sahibine geribildirimleri
yapılır.
4.2.5. Aboneliğine karar verilen dergiler formatına ve alım şekline göre listelenir.
4.2.6. Elektronik formatta alınması gereken süreli yayın sipariş listesi oluşturulur.
4.2.6.1. Tek tek abone olunması gereken yayınlar belirlenir.
4.2.6.2. Yayın evi aracılığı ile alınan yayınlar tespit edilir.
4.2.6.3. Tespit edilen yayınlar EKKGB'ye yönlendirilir (Bkz: 4.3.EKKGB Elektronik Kaynakların
Değerlendirilmesi Talimatı) . Satın alınması karar verilirse SKGB holding listesine* eklenir.
4.2.7. Basılı formatta alınması gereken süreli yayın sipariş listesi oluşturulur.
4.2.7.1. Basılı yerli/yabancı süreli yayınlar belirlenir.
4.2.8. Bağış olarak temin edilebilecek süreli yayınlar belirlenir.
4.2.8.1. Derginin yayıncısı ile bağlantı kurulur.
4.2.9. Aboneliğine devam edilmesine karar verilen dergilerle birlikte, aboneliği uygun görülen yeni
istekler tek listede birleştirilir.
4.2.10. Bir önceki yılın fiyatları dikkate alınarak tahmini bütçe oluşturularak EKKGB'ye gönderilir (Bkz: 4.2.
Tahmini Bütçe Çalışmasının Hazırlanması).
İLGİLİ DOKÜMANLAR
1. Süreli Yayın İstek Listesi
2. Tahmini Bütçe Çalışmasının Hazırlanması
* HÜK'ün belirli yayınevlerinden basılı olarak abone olduğu dergilerin e-ortama geçmesi sonucu, bu aboneliklerin zorunlu olarak satın alınmaya devam edildiği dergi listesi.
