Admin: Yeni sayfa: "
1. AMAÇ: Satın alma ve bağış yoluyla gelen kaynaklar ile ilgili işlem süreçlerinin tanımlanma..."

2018-01-09T13:16:57Z

Yeni sayfa: " 1. AMAÇ: Satın alma ve bağış yoluyla gelen kaynaklar ile ilgili işlem süreçlerinin tanımlanma..."

Yeni sayfa

1. 
AMAÇ:
Satın alma ve bağış yoluyla gelen kaynaklar ile ilgili
işlem süreçlerinin tanımlanmasıdır.


2. 
KAPSAM:
İhale, doğrudan temin yoluyla satın alınacak ve
bağışlanan kaynaklarla ile ilgili işlem
süreçlerini kapsar.


3. 
SORUMLULAR:
BKGB sorumlusu ve personeli


4. 
TALİMAT AKIŞI:


4.1. 
Satın Alma


4.1.1. 
Kısmi İhale Yoluyla


4.1.1.1. 
İhtiyaç Listesinin Hazırlanması


4.1.1.1.1. 
Mevcut sipariş listelerindeki kaynakların fiyatları
toplanır. Bütçe


imkanları çerçevesinde ve temin süresi
bakımından değerlendirmeye alınır.


· Türkçe ve yabancı dil kitaplar aynı listeye
konulup konulmayacağı,


· DVD ve/veya basılı nota eklenip eklenmeyeceği,


· Kütüphane istekleri dahil edilip edilmeyeceği;
konularında Harcama Yetkilisi ile görüşülerek


karar verilir.


4.1.1.1.2. 
Mevcut sipariş listelerinden kaynaklar seçilir ve yeni bir
alım listesi oluşturulur.


4.1.1.1.3. 
Liste, kütüphanelere ve isteyen bölüm/kişi
adına göre alfabetik yapılır.


4.1.1.1.4. 
Kütüphane istekleri, listenin altına eklenir.


4.1.1.1.5. 
DVD ve/veya basılı nota, listenin üst tarafına
yerleştirilir.


4.1.1.1.6. 
Sıra numarası verilir.


4.2. 

Yaklaşık Maliyet Hesabının Yapılması



4.2.1. 
Liste en az üç firmaya gönderilir. Verilecek fiyatların
yaklaşık maliyet hesabında kullanılacağı
belirtilir.


(Listede sadece "Sıra Numarası, Kitap Adı, Yazar Adı,
ISBN, Yayınevi, Yayın Tarihi, Basım" bilgisi yer


alır).


4.2.2. 
Firmaların verdiği "Fiyatlı Listeler" (TL
cinsinden) alınır ve kaydedilir.


4.2.3. 
Fiyatlı listeler açılır ve sadece fiyat
sütunları firma isimleriyle birlikte asıl dosyaya
kopyalanır. Her bir


kaynak için firmaların verdiği birim fiyatlar
karşılaştırılır ve ortalaması
alınır.


4.2.4. 
Hiçbir firma tarafından fiyat verilmeyen kaynaklar tespit edilir
ve maliyet hesabı yapılamadığı için listeden


çıkarılır, kaydedilir.


4.2.5. 
En son satırda fiyat sütunu toplanır ve yaklaşık
maliyet belirlenmiş olur.


4.2.6. 
Tekrar ihale sıra numaraları değiştirilir.


4.2.7. 
Excel'in son sayfasına ilgili kişilerin imzalaması için
imza yerleri açılır.


4.2.8. 
Son olarak, excel dosyasına "Yaklaşık Maliyet" adı
verilerek kaydedilir.


4.3. 

Yaklaşık Maliyet Hesap Cetvelinin Hazırlanması



4.3.1. 
Word dosyasına; toplam kaynak sayısı, firmalardan gelen
ön fiyat teklifleri ve yaklaşık maliyet toplam


bedelini içeren bir tablo hazırlanır.


4.3.2. 
Tablonun altına yaklaşık maliyet hesaplamasının
nasıl yapıldığı açıklanır.


4.3.3. 
Dosya ismine "Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli" adı verilerek
kaydedilir.


4.4. 

İhale Listesi ile Ana Listenin (Kütüphane, İsteyen
Bölüm, İsteyen Kişi Bilgilerinin olduğu)
Aynı Şekilde



 Düzenlenmesi


4.4.1. 
Yaklaşık maliyet listesinde hiçbir firma tarafından
fiyat verilmeyen kaynaklar, ana listede bulunur, silinir


ve ayrı bir yere kopyalanır.


4.4.2. 
İhale sıra numarası, "Yaklaşık Maliyet"
dosyasındaki gibi değiştirilir.


4.5. 
Konu Analizinin Yapılması


4.5.1. 
Ana liste üzerinde tüm kaynakların; insan bilimleri, sosyal
bilimler, mühendislik vb. şeklinde gruplandırılarak
konu analizi yapılır.


4.5.2. 
Word dosyasına, konulara göre dağılımı
içeren tablo hazırlanır.


4.5.3. 
Dosya ismine "Konu Analizi" adı verilerek kaydedilir.


4.6. 
Teknik Şartnamenin Kontrol Edilmesi


4.6.1. 
Kaynak özelliklerine göre teknik şartnamede
değişiklikler ve eklemeler yapılır.


4.7. 
Fiyatsız Listenin Hazırlanması


4.7.1. 
"Yaklaşık Maliyet" dosyası açılır, fiyat
sütunları silinerek "Fiyatsız Liste" adı verilen bir
excel dosyası


oluşturulur.


4.8. 

Satın Alma Sorumlusuna Dosyaların Gönderilmesi



4.8.1. 
"Yaklaşık Maliyet", "Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli",
"Konu Analizi", "Fiyatsız Liste" ve "Teknik Şartname" SAT
sorumlusuna gönderilir.


4.9. 

İhale Sonucuna Göre Firma Listelerin Oluşturulması



4.9.1. 
Her bir kaynak için en avantajlı teklifin belirlendiği ihale
dosyası, SAT sorumlusundan alınır.


4.9.2. 
Alınan listede sadece ihale sıra numarası ve kaynak adı
olduğundan ana liste ile birleştirilir. En avantajlı teklifi
vermiş firmalara göre kaynaklar süzülür; ayrı
ayrı gruplandırılarak kopyalanır, kaydedilir. Teklif
verilmemiş kaynaklar da ayrı kopyalanır.


4.10. 

Kaynakların Kontrol Edilmesi (Muayene Kabul Komisyonu)



4.10.1.
Her bir firmaya ait kaynaklar teslim alınır.


4.10.2.
Koliler açılır, koli içerisindeki kaynaklar koli
listesinden kontrol edilir. Koli içerisinde çıkmayan kaynak,


firmaya bildirilir ve eksik kaynağın gönderilmesi
sağlanır.


4.10.3.
Doğru kaynağın teslim edilip edilmediğini kontrol etmek
amacıyla; hazırlanan firma listelerini içeren


 
dosyalar açılır. İhale sıra numarasından
kaynak bulunur. ISBN, kitap adı vb.
karşılaştırılır. Bilgiler


tutuyorsa, kaynağın doğru teslim edildiğine dair
işaret koyulur. Hangi kütüphaneye alındıysa ona
göre


kütüphane damgası yapılır ve firmalara göre
raflara yerleştirilir. Eğer cilt birliği var ise
üzerine not


yazılarak farklı bir yere ayrılır.


Yer durumuna göre kütüphane istekleri kolilenip depoya
yerleştirilebilir.


4.10.4.
Kontrollerden sonra tespit edilen sorunlu kaynaklar ayrılır;
sipariş listesinden ve internetten tekrar kontrol


 
edilir. Kabul edilmeyen kaynaklar değiştirilmesi için ilgili
firmalara iade edilir.


4.10.5. 
Firmaların teslim etmediği kaynaklar, listeden
süzülür. Firmalar ile görüşülür,
listeler karşılaştırılır.


4.10.6.
Hiçbir şekilde temin edilemeyen (%5 dilimine giren; stokta
olmayan, basımı durmuş vb.) kaynaklar tespit


 
edilir ve sağlanamama gerekçelerini içeren evraklar kontrol
edilir.


4.11. 
Fatura Listesi Kontrolünün Yapılması


4.11.1. 
Firmadan fatura edilecek kaynakların excel listesi alınır ve
teslim edilen kaynakların listesi ile
karşılaştırılır. Kaynaklar ve birim fiyatlar
kontrol edilir. Bir sorun varsa (teslim edilmeyen kitabın faturaya
eklenmesi, teslim edilen kaynağın faturaya dahil edilmemesi vb.)
firmayla görüşülerek gerekli düzeltmeler
yaptırılır.


4.11.2. 
Kontrol edilen faturanın excel listesi, SAT sorumlusuna
gönderilir.


4.11.3. 
Eğer listede; DVD ve/veya basılı nota mevcut ise hangi
aralıkta olduğu, SAT sorumlusuna bildirilir.


4.12. 
Faturalanan Kaynakların İşlemleri


4.12.1. 
Her bir firmaya ait kaynaklar, ihale sıra numarasına göre
rafa dizilir.


4.12.2. 
SAT ve TKY sorumlusundan firmalara ait sicil numaralı (item
id/demirbaş) listeler alınır ve kaydedilir. Tüm
listelerin çıktıları alınır.


4.12.3. 
Firmalara ait sicil numaralı listelerden; sicil numaraları (item
id/demirbaş), kaynakların iç kapak arkasına
yazılır ve kütüphanelere göre ayrımları
yapılır.


4.12.4. 
Aynı zamanda kullanıcılar tarafından istenen kaynaklara
öncelik vermek amacıyla, kütüphane istekleri depoya
kaldırılır.


4.12.5. 
Kataloglama işlemlerinin yapılması için kaynaklar
"KSB"ne iletilir (Kaynakların karışmaması için;
firmalara göre ayrı, kütüphanelere göre ayrı
ayrı gönderilir).


4.12.6. 
Kataloglama işlemleri tamamlanan kaynaklar tekrar alınır.


4.12.7. 
Tüm firmaların fatura edilen kaynak listelerinin
çıktıları alınır ve KSB 'den gelen kaynaklar
işaretlenir.


4.12.8. 
İstek sahiplerine (sadece HÜ akademik personeline ait)
isteklerinin temin edildiği, birkaç günlük zaman
zarfında BKGB'den kaynağı alabileceklerine dair e-posta
gönderilir.


4.12.9. 
Gelen kullanıcılara, kaynaklar teslim edilir ve ÖVB'ye
yönlendirilir.


4.12.10.
Sağlık Bilimleri, Konservatuvar ve Yüksekokullara ait
kaynaklar kolilenir ve ilgili kütüphanelere gönderilir.


4.12.11
. Kullanıcılar tarafından alınmayan kaynaklar
için, RHB ile iletişime geçilir.


4.12.12.
Öğrenci isteklerinin temin edildiğine dair duyuru, KOS
üzerinden yapılır.


4.12.12.1
. KOS'tan "Modify request" alanına girilir.


4.12.12.2. "Full Access to all libraries
", "ALL" ve "ALL" seçilerek gelen
tüm


 
istekler listelenir.


 4.12.12.3. "Title"
seçeneğine göre alfabetiğe alınır.


 4.12.12.4.
Firmaların temin ettiği kaynakların basılı listesi
üzerinden öğrenci


 
istekleri bulunur ve kaydın içine girerek "Reply" seçeneği açılır,
statüsü


değiştirilir, kaynağın temin edildiği notu
düşülür. "Modify" alanına


tıklanarak kullanıcıya ilgili mesajın gönderilmesi
sağlanır.


4.13. 
Diğer İşlemler


4.13.1. 
 Ambar Devir Listelerinin Hazırlanması


4.13.1.1. 
Her bir fatura için, kütüphaneler arası ambar devir
listesi hazırlanır.


4.13.1.2. 
Bunun için, firmalara ait temin edilen kaynakların listeleri
açılır.


4.13.1.3. 
Sicil numaralı liste üzerinden Sağlık Bilimleri,
Konservatuvar ve Yüksekokul Kütüphanelerine ait


kaynaklar tek tek belirlenir ve tüm listeler birleştirilir.


4.13.1.4. 
Hazırlanan liste, SAT ve TKY sorumlusuna iletilir. Böylece, temin
edilen kaynakların ilgili


kütüphane ambarlarına aktarımı sağlanır.


4.13.2. 
 Cilt Birliği Listesinin Hazırlanması



4.13.2.1. 
Cilt birliği olan kaynaklar (Sipariş listesi
hazırlanırken birden çok ciltten oluştuğu tespit
edilememiş)


için 1,00TL fiyat verilerek excel listesi hazırlanır.


4.13.2.2. 
TMO girişlerinin yapılması için TKY'ye gönderilir.


4.13.2.3. 
Gelen sicil numaralı (item id/demirbaş) liste kaydedilir ve sicil
numaraları (item id/demirbaş) kaynaklara yazılarak KSB'ye
gönderilir.


4.13.3. 

Temin Edilememiş Kaynakların Listesinin
Oluşturulması



Yaklaşık maliyet çalışmasında fiyatı
tespit edilememiş; ihalede teklif verilmemiş ve ihale
sonrasında


(%5 dilimine giren) temin edilememiş kaynaklar listelerden
kopyalanır, kaydedilir ve çıktısı
alınır.


Piyasa araştırması tekrar yapılır ve uygun
bulunanlar bir sonraki yılın sipariş listesine eklenir.


4.1.2. Doğrudan Temin


4.1.2.1. 
İhtiyaç Listesinin Hazırlanması: 


O yılki doğrudan temin limitine ( Madde : 4734 / 22(d)
"Doğrudan Temin" ) uygun olarak ;


4.1.2.1.1. 
Mevcut sipariş listesinden kaynaklar seçilir ve doğrudan
temin limitine uygun alım listesi oluşturulur.


4.1.2.1.2. 
Fiyatı çok yüksek kitaplar listeye eklenmez.
Türkçe ve yabancı dildeki kitaplar aynı listede yer 


alabilir. DVD ve/veya basılı nota eklenebilir. 


4.1.2.1.3. 
Liste, kütüphanelere ve isteyen bölüm/kişi
adına göre alfabetik yapılır. Dosyaya "Doğrudan
Temin" 


adı verilerek kaydedilir.


4.1.2.1.4. 
Sıra numarası verilir.


4.1.2.1.5. 
En az üç firmaya "Fiyatsız Listesi" gönderilir
(Sıra numarası, Kitap Adı, Yazar, ISBN, Yayınevi, 


Yayın Tarihi, Basım Bilgisi)


4.1.2.2. 
Kaynakların Kontrol Edilmesi(Muayene Kabul Komisyonu)


4.1.2.2.1. 
Koliler açılır, koli içerisindeki kaynaklar koli
listesinden kontrol edilir. Koli içerisinde çıkmayan 


kaynak, firmaya bildirilir ve gönderilmesi sağlanır. 


4.1.2.2.2. 
Doğru kaynağın teslim edilip edilmediğini kontrol etmek
amacıyla "Doğrudan Temin" dosyası açılır. 


Sıra numarasından kaynak bulunur. ISBN, kitap adı vb.
karşılaştırılır.


4.1.2.2.3. 
Bilgiler tutuyorsa, kaynağın doğru teslim edildiğine
dair işaret koyulur. Hangi kütüphaneye alındıysa 


ona göre kütüphane damgası yapılır ve rafa
yerleştirilir. 


4.1.2.2.4. 
Sorunlu kaynaklar ayrılır; sipariş listesinden ve
internetten tekrar kontrol edilir. Kabul edilmeyen


kaynaklar değiştirilmesi için firmaya iade edilir. 


4.1.2.2.5. 
Kontrollerden sonra tüm kaynakların eksiksiz ve kusursuz teslim
alındığı bilgisi SAT sorumlusuna 


bildirilir.


4.1.2.3. 
Faturalanan Kaynakların İşlemleri


4.1.2.3.1. 
Kaynaklar, sıra numarasına göre rafa dizilir. 


4.1.2.3.2. 
SAT ve TYK'dan sicil numaralı( item id/demirbaş) liste
alınır ve kaydedilir. Çıktısı
alınır. 


4.1.2.3.3. 
Sicil numaraları ( item id/demirbaş), kaynakların iç
kapak arkasına yazılır ve kütüphanelere göre
ayrımları yapılır.


4.1.2.3.4. 
Kataloglama işlemlerinin yapılması için KSB'ye iletilir
(Kütüphanelere göre ayrı ayrı gönderilir). 


4.1.2.3.5. 
Kataloglama işlemleri tamamlanan kaynaklar tekrar alınır. 


4.1.2.3.6. 
"Doğrudan Temin" dosyasının çıktısı
alınır ve KSB'den gelen kaynaklar işaretlenir. 


4.1.2.3.7. 
İstek sahiplerine (sadece HÜ akademik personeline ait)
isteklerinin temin edildiği, birkaç günlük 


zaman zarfında BKGB'den kaynağı alabileceklerine dair
e-posta gönderilir.


4.1.2.3.8. 
Gelen kullanıcılara, kaynaklar teslim edilir ve ÖVB'ye
yönlendirilir.


4.1.2.3.9. 
Sağlık Bilimleri, Konservatuvar ve Yüksekokullara ait
kaynaklar kolilenir ve ilgili kütüphanelere 


gönderilir.


4.1.2.3.10. 
Kullanıcılar tarafından alınmayan kaynaklar için,
RHB ile iletişime geçilir.


4.1.2.3.11. 
"Madde 4.12.12." den sonraki işlem basamakları
takip edilir.


4.2.1.4. 
Diğer İşlemler


4.2.1.4.1. 
Ambar Devir Listelerinin Hazırlanması


4.2.1.4.1.1.
"Doğrudan Temin" dosyası açılır.


4.2.1.4.1.2.
Sicil numaralı (item id/demirbaş) liste üzerinden
Sağlık Bilimleri, Konservatuvar ve


Yüksekokul Kütüphanelerine ait kaynaklar tek tek belirlenir.


4.2.1.4.1.3.
Hazırlanan liste SAT ve TKY'ye iletilir. Böylece, temin edilen
kaynakların ilgili kütüphane


ambarlarına aktarımı sağlanır.





4.2. 
Bağış


Şube kütüphaneleri, bağış kaynaklar ile
ilgili seçim işlemlerini kendileri yaparlar. Diğer
işlemler için seçilen kaynaklar, Beytepe
Kütüphanesi BKGB'ye iletilir.


4.2.1. 
Bağış Kaynakların Kabul Edilmesi


4.2.1.1. 
Kişi ve kurum bağışları posta yoluyla ve/veya
elden teslim alınır.


4.2.1.2. 
Elden teslim durumunda " Bağış Kaynak Kabul Formu"
bağış sahibi tarafından doldurulup


imzalanır. Özellikle, kabul edilmeyen kitaplar için iade
istenip istenmediği formda kontrol edilir.


4.2.1.3. 
Tüm bağışlar, bağış belgesi olan ve
olmayan olmak üzere ikiye ayrılır.


4.2.2.

Bağışların Seçim ve Sağlama
İşlemleri (Bağış Belgesi Bulunan)



4.2.2.1. 
İş yoğunluğuna göre belirli zaman
aralıklarında yapılır.


4.2.2.2. 

"Bağış Alma Koleksiyon Geliştirme Politikası"

çerçevesinde değerlendirilerek seçim işlemleri


 
gerçekleştirilir.


4.2.2.3. 
Kitaplar, bağış sahiplerine göre grup grup
değerlendirmeye alınır.


4.2.2.4. 
İlk olarak; fotokopi, yıpranmış, sayfaları eksik,
entelektüel düzeyi uygun olmayan ve konu itibariyle


eğitim-öğretimi desteklemeyen kitaplar ayrılır.


4.2.2.5. 
Kağıt atığına atılır veya başka
kişi/kurumlara kargo ödemeli olarak gönderilebilir.


4.2.2.6. 
Diğer kitapların koleksiyon kontrollerinin yapılması
için, KOS'ta " Item Search and Display" den kitap


adı ile tarama yapılır.


4.2.2.7. 
Kitabın başka kopyalarının olup
olmadığı, kopyası var ise kullanım
sıklığı, yeni basımının olup


olmadığı incelenir.


4.2.2.8. 
Koleksiyona dahil edilmesine karar verilen kitaplar; 
"Bağış Kaynak Kabul Formu" nun arkasına listelenir.


4.2.2.8.1. 
Bağış kaynak kabul formları dosyalanır.


4.2.2.8.2. 
Eğer kitabı, yazarı bağışlamış ise;
kitabın iç kapağına yazarı tarafından
bağışlanmıştır damgası


yapılır.


4.2.2.8.3. 
İlgili kütüphanenin damgası yapılır, RFID
etiketi takılır.


4.2.2.8.4. 
Her bir kitap için bağış bedeli belirlenir (Piyasa
fiyatlarının %5'i alınır).


4.2.2.8.5. 
Kitaplar, kataloglama işlemleri için KSB'ye gönderilir ve
KOS'ta "Taşınır" seçeneğinin


işaretlenmesi hatırlatılır.


4.2.2.8.6. 
Kataloglama işlemleri tamamlanan kitaplar ilgili bölümden
alınır ve tasnif numaralarına göre


sıralanır.


4.2.2.8.7. 
Excel listesini oluşturmak amacıyla; Hacettepe Raporlama
Arayüzü kullanarak


<a href="http://193.140.216.118/phpinfo/raporlama/anasayfa.php">
http://193.140.216.118/phpinfo/raporlama/anasayfa.php
</a>
 
"
Katalog Raporu" na girilir. "Taşınır"


seçeneği işaretlenir ve bağış listesi
çekilir (Kitap adı, yazar adı, basım bilgisi, fiyat ve
tasnif


numarası).


4.2.2.8.8. 
Liste, tasnif numarasına göre alfabetik yapılır ve
çıktısı alınır.


4.2.2.8.9. 
Kitaplar listeden kontrol edilir.


4.2.2.8.10. 
Listede bulunamayan kitaplar, listeye eklenir.


4.2.2.8.11. 
Liste incelenir ve fiyat tespiti yapılamamış kitaplar
belirlenir ve ortalama fiyat hesabı yapılır.


4.2.2.8.12. 
Düzenlenen excel listesi, bağış bedeli ve
bağış belgeleri, TMO Sistemine girişinin
yapılması için


TKY'ye gönderilir.


4.2.2.8.13. 
Bağış girişi yapılan kitapların sicil
numaralı (item id/demirbaş) listesi TKY'den alınır ve
kaydedilir.


4.2.2.8.14. 
Bağış belgeleri TKY'ye gönderilir.


4.2.2.8.15. 
Kitapların iç kapak arkasına sicil numarası ( item
id/demirbaş ) yazılır.


4.2.2.8.16. 
Kitapların arkasına sicil numarası ( item id/demirbaş )
yazılır ve kitaplar KOS'a girilmesi için


KSB'ye tekrar gönderilir.


4.2.2.8.17. 
Fotokopisi alınan bağış belgeleri dosyalanır.


4.2.2.8.18. 
Sekreterlik ile iletişime geçilerek, ilgili kişilere
teşekkür yazılarının gönderilmesi
sağlanır.


4.2.2.8.19. 
Bağış belgesi olmayan kaynaklar için de uygun
adımlar takip edilir.


4.2.2.9. 
Koleksiyona dahil edilmeyen kitaplar; 


4.2.2.9.1. 
İadesi isteniyorsa, ilgili kişi aranarak teslim edilir.


4.2.2.9.2. 
İadesi istenmiyorsa, ayrılır ve başka
kişi/kurumlara kargo ödemeli olarak gönderilebilir.


 


İLGİLİ DOKÜMANLAR


1. Teknik Şartname Örnek


2. Bağış Kaynak Kabul Formu

Kaynak Sağlama - Değişiklik geçmişi

Admin: Yeni sayfa: " 1. AMAÇ: Satın alma ve bağış yoluyla gelen kaynaklar ile ilgili işlem süreçlerinin tanımlanma..."

Admin: Yeni sayfa: "
1. AMAÇ: Satın alma ve bağış yoluyla gelen kaynaklar ile ilgili işlem süreçlerinin tanımlanma..."